Responsable bureau 2e cycle Scolarité Médecine (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Encadrement du bureau du 2e cycle des études médicales (3e à 6e années, 900 étudiants)
• Assurer l'organisation, la coordination et le suivi des activités du bureau du 2e cycle
• Assumer l'encadrement hiérarchique sur les 4 agents du bureau.
• Accompagner la mise en place de nouveaux enseignements
• Former aux nouvelles applications dématérialisées et plateformes utilisées
• Collaboration à l'élaboration du planning de formation des jeunes enseignants.
• Gestion administrative des dossiers étudiants (inscriptions, certificats, transferts, etc.).

Gestion des examens, notamment des examens nationaux (EDN)
• Élaborer et diffuser les plannings d'examens et les convocations
• Coordonner la préparation matérielle et informatique des examens.
• Piloter l'organisation et la supervision des examens
• Veiller à la conformité réglementaire des examens
• Superviser les inscriptions pédagogiques et la saisie des notes provisoires et définitives
• Superviser l'édition des procès-verbaux de jury, des relevés de notes et assurer leur diffusion

Gestion administrative des stages hospitaliers et ambulatoires
• Organiser les choix de stage pour les 5 stages annuels des 900 étudiants en 2e cycle. Organiser la commission des stages et des gardes.
• Rédiger et superviser les conventions de stage.
• Participer aux recrutements et au suivi

Assistance aux enseignements
• Diffuser les informations pertinentes auprès des étudiants et des enseignants.
• Assurer la gestion des emplois du temps et des locaux d'enseignement.
• Superviser l'organisation des séances de simulation d'annonce (avec enseignants et comédiens).
• Assurer un appui en tant qu'expert scolarité des études médicales et de leur réforme.
• Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
• Répondre aux enquêtes pédagogiques et statistiques via les tableaux de bord gérés.

Gestion et encadrement des examens cliniques objectifs structurés (ECOS)
• Contribuer au pilotage de la mise en place des ECOS
• Assurer les conditions matérielles, logistiques et organisationnelles des ECOS.
• Mobiliser et encadrer le personnel administratif et les comédiens prestataires participants.

PROFIL RECHERCHÉ :

Savoirs :
• Environnement, objectifs et projets éducatifs de l'établissement
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Méthodologie de conduite de projet


Savoir-faire :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Évaluer les attentes et besoins des publics concernés
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Encadrer / animer une équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité


Savoir-être :
• Rigueur/Fiabilité
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité
• Capacité d'adaptation
• Capacité d'écoute
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Poste ouvert uniquement aux contractuels
Catégorie/corps : A-ASI (Assistant.e ingénieur.e)
Diplôme minimum requis : Bac+2
Type de contrat et durée : CDD, 4 mois jusqu'au 31/12/2025
Date de prise de poste souhaitée : Septembre 2025
Rémunération brute mensuelle (contractuel) : Entre 1850€ et 2110€ (selon grille et expériences)
Quotité de travail : 100%
Date limite de candidature : 20/08/2025
Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.
Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations