Gestionnaire de scolarité F/H

RESPONSABILITÉS :

Au sein du service de scolarité, vous prendrez en charge la gestion administrative et le suivi des étudiants, de leur candidature jusqu'à la délivrance du diplôme. Vous contribuerez au bon déroulement des inscriptions, assurerez l'accueil et l'information du public et participerez à l'organisation des activités liées à la scolarité. Vous travaillerez en collaboration avec les autres bureaux et les enseignants afin de garantir un suivi fiable et de qualité.

Vous assurerez la gestion des inscriptions en examinant les dossiers de candidature, en vérifiant leur conformité et en réalisant les inscriptions administratives et pédagogiques, en présentiel comme en ligne. Vous contrôlerez les informations enregistrées, corrigerez les anomalies et assurerez le suivi des dossiers, notamment lorsque des pièces ou des paiements resteront en attente.

Vous prendrez également en charge la gestion administrative des dossiers étudiants. À ce titre, vous traiterez les documents liés à la scolarité, suivrez certaines situations administratives, mettrez à jour les dossiers et préparerez les diplômes en vue de leur délivrance. Vous accueillerez et informerez les étudiants et les enseignants, sur place, par téléphone ou par messagerie, et assurerez le classement et l'archivage des documents.

Vous suivrez les conventions de stage, depuis leur réception jusqu'à leur validation, en vérifiant les informations obligatoires et en informant les étudiants et les enseignants sur les démarches à respecter.

Enfin, vous participerez aux temps forts de l'année, notamment les journées d'accueil, l'organisation et le déroulement des examens, ainsi que certains événements institutionnels.

Conditions particulières d'exercice :

Le poste implique une disponibilité accrue lors des pics d'activité, notamment durant les périodes d'inscriptions administratives et pédagogiques, les sessions d'examens et les permanences.

PROFIL RECHERCHÉ :

Pour réussir dans ce poste, vous mobiliserez de bonnes connaissances des outils bureautiques, notamment Excel. Vous utiliserez un logiciel de gestion des étudiants et appliquerez les règles liées à l'organisation des études et aux examens. Une compréhension du fonctionnement des formations universitaires et des opérations de scolarité facilitera votre prise de poste.

Vous organiserez votre activité avec rigueur et méthode afin de respecter les délais et les procédures. Vous veillerez à la fiabilité des informations traitées et respecterez la confidentialité des données. Vous travaillerez en autonomie tout en maintenant un lien régulier avec votre hiérarchie pour signaler les situations particulières ou les difficultés rencontrées.

Vous développerez des relations professionnelles de qualité grâce à votre sens de l'écoute et votre capacité de compréhension. Votre esprit d'équipe, votre sens de l'initiative et votre capacité d'anticipation vous permettront de vous adapter aux différentes situations. Votre polyvalence facilitera la gestion des missions variées confiées.

Poste à pourvoir à partir du 02/03/2026 – CDD 12 mois – renouvellement possible

Temps complet – du lundi au vendredi

Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social