PREF10 – Secrétariat particulier du Préfet

PREF10 – Secrétariat particulier du Préfet

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques – Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

PREF10 – Secrétariat particulier du Préfet

Vos activités principales

• Gère et organise l’agenda du préfet en lien avec les services du cabinet.
• Assure son secrétariat particulier.
• Diffuse l'information auprès du corps préfectoral et des services départementaux.
• Assure l'accueil physique des interlocuteurs du préfet.
• Assure l'accueil téléphonique, le filtrage des interlocuteurs, l'orientation, les prises de rendez‑vous.
• Contrôle le flux du courrier.
• Classement, dactylographie, mise en forme de documents. Rédige des courriers courants.
• Gestion du fonds documentaire du secrétariat (fichier d’adresses, annuaires).
• Suivi du circuit des parapheurs soumis à la lecture ou à la signature du préfet.
• Suivi des dossiers de travail pour les réunions du préfet.
• Rédige les invitations aux réunions, réserve les salles de réunion inscrites sur l’agenda du préfet.
• Assure la gestion budgétaire de la résidence du préfet.
• Organisation des déjeuners (invitations, menus, relation avec le personnel de la résidence).
• Gestion des congés, horaires, plannings des agents de la résidence.
• Remplacement du secrétariat du Secrétaire Général.

Votre environnement professionnel

• Activités du service : Secrétariat
• Liaisons hiérarchiques : Préfet
• Liaisons fonctionnelles : Tous services de la préfecture et sous-préfectures, secrétariats des chefs de services extérieurs.

Conditions particulières d'exercice

Vos compétences principales mises en œuvre

• Connaissances techniques : Connaître l’environnement professionnel / niveau maîtrise requis
• Compétences en informatique bureautique / niveau maîtrise requis
• Compétences budgétaires et comptables / niveau pratique requis
• Savoir rédiger / niveau pratique requis
• Avoir l’esprit de synthèse / niveau expert requis
• Savoir s’organiser / niveau expert requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau expert requis
• Savoir s’adapter / niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer / niveau pratique requis

Perspectives d’évolution dans le cadre des missions et réorganisation des services de l’État.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Descriptif du profil recherché

Spécificités du poste / Contraintes / Sujets :

• Travail demandant une certaine disponibilité avec récupération possible si dépassement du cycle horaire fixé.
• Travail en binôme avec l’assistante du secrétaire général.
• Le poste nécessite une habilitation à la manipulation de documents classifiés.
• Dans ce cadre, l’intéressé(e) fait l’objet d’une enquête administrative.

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique – Article L332-7 du code général de la fonction publique

Localisation du poste

Préfecture de l'Aube – 2 Rue Pierre Labonde - 10000 TROYES