Assistant(e) de la directrice de Cabinet - Secrétariat particulier du corps préfectoral

Assistant(e) de la directrice de Cabinet - Secrétariat particulier du corps préfectoral

Description du poste

Fonction publique d'État. Catégorie C (employé).

Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels.

Domaine et métier : Relation à l'usager - Secrétaire.

Responsabilités principales

• Commandes et réception des dossiers.
• Répartition des charges entre les secrétaires.
• Gestion des plannings.
• Gestion de l’agenda du Préfet et de la Directrice de cabinet, en liaison avec le garage et la résidence, les directions et services de la préfecture et des sous-préfectures, les directions des services de l’État, les partenaires extérieurs, le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD).
• Préparation des réunions spécifiques du corps préfectoral : suivi et prise de notes.
• Suivi des commandes ministérielles et des interventions parlementaires.
• Aide à l’organisation du travail des directions.
• Prendre en charge les aspects logistiques de la fonction de direction.
• Assumer la gestion de l’agenda (prise de rendez‑vous), des déplacements (en lien avec les chauffeurs), l’accueil des rendez‑vous.
• Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions (dont la réservation de salles).
• Prendre des notes et constituer des dossiers administratifs à partir des contributions des différents services.
• Traiter des dossiers ponctuels (mise en forme de courriers) et assurer le suivi d’affaires réservées.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Assister le Chorus DT pour le Préfet et la directrice de cabinet.
• Exercer les fonctions au sein d'une équipe de secrétariat, en binôme avec la référente secrétaire du Préfet.

Environnement professionnel

L’assistant(e) de direction assure le secrétariat particulier de la directrice de cabinet avec un fonctionnement collectif avec la référente, la secrétaire du Préfet.

Conditions particulières d'exercice

Poste pouvant s'organiser en horaires décalés qui demande disponibilité et réactivité.

Nécessité d’une capacité d’adaptation.

Contact

Mme la Directrice de Cabinet : – 02 85 32 72 04.

Documents requis pour candidature

L'envoi du CV et de la lettre de motivation est obligatoire.

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

Profil recherché

• Connaissances techniques : Connaître l'environnement professionnel (niveau expert).
• Compétences en informatique - bureautique (niveau maîtrise).
• Autres compétences : Savoir anticiper, Faire preuve de rigueur et de méthode.
• Savoir s'organiser (niveau expert).
• Savoir faire l’esprit de synthèse (niveau pratique).
• Savoir travailler en équipe (niveau maîtrise).
• Savoir rédiger (niveau maîtrise).
• Savoir‑être : savoir s'adapter (niveau expert).
• Avoir le sens des relations humaines (niveau maîtrise).
• Savoir accueillir (niveau maîtrise).
• Savoir s'exprimer oralement (niveau pratique).

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans.

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation : Préfecture de la Sarthe – Place Aristide Briand – 72041 LE MANS Cedex 9.

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) : Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : ADM005A.

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : ADM004A.

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable) :

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique: 2° de l’article L332‑2.

Localisation du poste

Europe, France, Pays de la Loire, Sarthe (72), Le Mans.

Demandeur

Mme la Directrice de Cabinet.

Documents à transmettre

L'envoi du CV et de la lettre de motivation est obligatoire.