Gestionnaire courrier H/F

Domaine et métier

Relation à l'usager - Huissière / huissier

Intitulé du poste

Gestionnaire courrier H/F

Description du poste

Vos activités principales :

• Réceptionner le courrier postal et en assurer l’enregistrement, notamment sur Maarch (outil de gestion dématérialisée) ;
• Analyser et traiter les mails des boîtes fonctionnelles (contact-prefecture, courrier réservé, circulaires…) ;
• Enregistrer le e-courrier réservé dans Maarch et transmettre le e-courrier normal aux services compétents ;
• Enregistrer les parapheurs externes à la signature du Préfet et en assurer le suivi ;
• Vérifier la complétude des dossiers contrôle de légalité ;
• Accueillir les usagers (vaguemestres, collectivités…) ;
• Travailler en réseau avec les assistantes des différents services.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

• Coordination des échanges d’information et des réunions entre les services déconcentrés de l’État ;
• Constitution de dossiers pour les réunions à dimension interministérielle ;
• Élaboration des propositions aidant à la décision sur les dossiers signalés ;
• Représentation du préfet ou du Secrétaire Général dans les réunions de coordination de niveau technique avec les autres services de l’État ;
• Assurer et veiller à la qualité de la relation avec les usagers et les services internes et externes.

Composition et effectifs du service

Bureau des affaires interministérielles :

• 1 chef de bureau (cat.A) ;
• 1 adjoint au chef de bureau (cat. B) qui pilote le pôle courrier (4 agents de cat. C) et le pôle standard (5 agents de cat. C) ;
• 1 pôle affaires interministérielles, avec 3 agents (cat. B) ;
• Soit un effectif total de 14 agents.

Liaisons hiérarchiques

• Secrétaire Général de la préfecture, Secrétaire Général pour les affaires régionales
• Adjoint du Secrétaire Général pour les affaires régionales
• Directeur de la Coordination Interministérielles (DCI)
• Cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)
• Adjointe de la cheffe du bureau des affaires interministérielles (BAI)

Liaisons fonctionnelles :

• Usagers, Préfecture, tous services déconcentrés de l’État, Ministère

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Disponibilité
• Assiduité
• Connaissances de l’environnement professionnel (Préfecture et services RéAte)
• Respect de la confidentialité.

Compétences attendues

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

• Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise à acquérir ;
• Appliquer la réglementation/ niveau pratique à acquérir ;
• Avoir des compétences en informatique - bureautique/ niveau maîtrise requis ;
• Connaître les techniques d'accueil/ niveau pratique à acquérir.

Savoir-faire :

• Savoir négocier/ niveau initié requis ;
• Savoir s'organiser/ niveau maîtrise requis ;
• Savoir analyser/niveau pratique requis ;
• savoir communiquer/niveau maîtrise requis ;
• Savoir rédiger/niveau pratique requis ;
• Savoir synthétiser/niveau maîtrise requis ;
• savoir accueillir/niveau pratique requis ;
• savoir s'exprimer oralement/niveau maîtrise requis ;
• Savoir gérer des conflits/niveau maîtrise requis.

Savoir-être :

• avoir le sens des relations humaines/niveau maîtrise requis ;
• Savoir travailler en équipe/niveau expert requis ;
• Être pédagogue/niveau pratique requis ;
• Savoir s'adapter/niveau maîtrise requis ;
• Être autonome et avoir le sens de l'initiative/niveau maîtrise requis ;
• Faire preuve de rigueur et de méthode/niveau maîtrise requis ;
• Faire preuve de réactivité/niveau maîtrise requis.

Vos perspectives :

Vision de l'activité de l'ensemble des services internes et extérieurs à la Préfecture, réseau de contacts ouvrant sur de nombreuses possibilités de déroulement de carrière / poste de catégorie B

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

- Prisca EDMOND (cheffe du bureau) tél : / Mail:

- Ketty MARTIAL (adj. à la cheffe de bureau) tél: /Mail :

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible sur MOB-MI ou choisir le service public.fr

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Préfecture de la Martinique / Secrétariat Général pour les Affaires Régionales (SGAR)

Direction de la Coordination Interministérielle

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) : Gestionnaire courrier

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : ADM003A

Fondement juridique du recrutement

Code général de la fonction publique, Livre III, Titre III

En cas d’absence de candidatures de titulaires, le poste peutêtre pourvu par contrat en application du Code Général de la Fonction Publique, Livre III, Titre III, article L332-2 alinéa 2.