DGT-SAMD-JS- Secrétaire - Assistant(e) H/F

DGT-SAMD-JS- Secrétaire - Assistant(e) H/F

Description du poste

Le/la titulaire du poste occupe les fonctions d'assistant(e) du chef de service des affaires multilatérales et du développement. Ses principales activités consistent à :

• assurer l'accueil téléphonique et les visiteurs pour le chef de service.
• tenir dynamiquement l’agenda du chef de service (prise et organisation de rendez-vous) ;
• traiter les courriels reçus sur la messagerie générique du secrétariat ;
• organiser des audioconférences ou des visioconférences et contribuer à la préparation d’évènements ;
• gérer les déplacements du chef de service ;
• enregistrer et faire circuler les plis classifiés au sein du service ;
• coordonner des dossiers avec le secrétariat du cabinet DG ainsi qu'avec tous les agents du service ;
• assurer la transmission des notes ministre et des mémos en cas de nécessité.

En bonne entente avec l'assistante de la sous-directrice multifin avec laquelle il/elle partage la même pièce, il/elle assure l'intérim de sa collègue pendant les absences et les congés ainsi qu'en cas de besoin.

Principales activités

• Secrétariat
• Contrôle, vérification
• Information et accueil
• Gestion de procédures

Relations fonctionnelles

• Les autres services de la direction
• Les services déconcentrés
• D'autres ministères
• Les agents du ministère
• Les cabinets ministériels
• Des organismes étrangers
• Les autres directions
• Des établissements publics
• Le secteur privé

Conditions d'exercice particulières

Poste nécessitant une habilitation au secret de la défense nationale.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance relationnelle et un fort esprit d'équipe y compris au sein de l'ensemble du service (pas seulement avec la hiérarchie), ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences).

Savoirs

• Techniques d’accueil physique et téléphonique
• Outlook, Word, Excel
• Langue anglaise
• Organisation, fonctionnement et missions de la direction
• Application collaborative de type SharePoint (Mélodie)

Savoir-faire

• Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
• Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
• Travailler en équipe
• Analyser et orienter les courriers
• Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

• Rigueur, réactivité
• Capacité d’initiative, autonomie
• Sens de la confidentialité
• Sens du relationnel, du travail en équipe
• Gestion du stress

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Économie/finances
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Anglais

Avancé ou indépendant