chef(fe) du bureau des relations avec les usagers

chef(fe) du bureau des relations avec les usagers

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi: Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier: Relation à l'usager - Responsable du service population

Intitulé du poste: chef(fe) du bureau des relations avec les usagers

Vos activités principales

Au sein du bureau des relations avec les usagers, le chef de bureau encadre, organise, coordonne et supervise le fonctionnement régulier et continu des sections :

• courrier ;
• accueil physique et téléphonique ;
• archives et inventaire.
• il programme le budget annuel pour son bureau
• il assure la gestion des réservations des auditoriums ainsi que des conventions liées à ces réservations.

Section courrier / accueil

Préfecture de région d'IDF

• Supervise le courrier réservé des autorités et le traitement des courriels électroniques;
• Suit les statistiques et indicateurs de Qualité;

Accueil physique

• Supervise l'activité et évalue l’accueil conformément au référentiel de certification Quali-ATE.
• Prend en charge les accueils difficiles et conflictuels.
• En lien avec le chef de section, anticipe les départs des agents afin de garantir la continuité du service.

Accueil téléphonique

• Supervise, organise et planifie les ressources selon les flux.
• Prend en charge les accueils difficiles et conflictuels.
• Évalue l’accueil téléphonique conformément au référentiel de certification Quali-ATE.
• Gère les contrats et assure l'interface avec la société prestataire pour l’accueil externalisé.

Accueil et courrier en DRIEETS et à la DRAC

• Manage les agents affectés en DRIEETS 75, 92,93,94 et à la DRAC.
• Gère les contrats et assure l'interface avec la société prestataire pour l’accueil externalisé.

Section Archives et Inventaires

• Supervise l'activité de la section archives et inventaires.

Inventaires

• Supervise les inventaires du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l’immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC.

Il porte une attention particulière à la prévention des risques psycho-sociaux et signale au chef du SGSO toute situation de détresse ou de difficulté dont il a connaissance.

Activités du service

Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du bureau des relations avec les usagers (BRU) et du Bureau des Affaires Administratives et Financières (BAAF).

Composition et effectifs du service

Le SGSO est composé de 95 agents. Le BRU est composé de 24 agents.

Liaisons hiérarchiques

Le cheffe du SGSO.

Liaisons fonctionnelles

Les services de la préfecture, les services déconcentrés de l'État.

Conditions particulières d'exercice

Téléphone professionnel, ordinateur portable.

Perspectives

Évolution dans le domaine fonctionnel.

Durée attendue sur le poste

3 ans.

Spécificités du poste

Déplacement dans les UD DRIEETS.

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis.
• Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau maîtrise à acquérir.
• Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis.

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis.
• Savoir manager : niveau maîtrise requis.

Savoir-être

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis.
• Savoir accueillir : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis.

Référence

BA075ATA-