Chargé(e) du protocole et des affaires réservées

Chargé(e) du protocole et des affaires réservées

Fonction publique d'Etat – Catégorie C (employé)

Responsabilités principales

1. Médailles et distinctions honorifiques:
   • Instruction des dossiers de distinctions honorifiques et médailles d’ancienneté (Légion d’Honneur, Ordre National du Mérite, etc.)
   • Rédaction des mémoires de propositions et des courriers de félicitations
   • Réalisation des enquêtes administratives de moralité, saisie de casiers judiciaires et mise à jour du tableau de suivi de promotion des décorés
2. Interventions – courriers réservés:
   • Suivi des courriers réservés (élus, cabinets ministériels, présidence de la République) : saisie, classement numérique et papier, suivi des réponses
   • Rédaction de courriers de remerciements et de félicitations sur la base de modèles préétablis
3. Protocole:
   • Appui à l’organisation des cérémonies, réceptions et événements (visites ministérielles, journées du patrimoine, etc.) en lien avec la cheffe du bureau et le chef du protocole
   • Envoi des invitations, suivi des réponses, relances téléphoniques, rédaction du déroulé et préparation logistique
4. Élections et vie politique:
   • Mise à jour des bases de données (registre national des élus) et des fiches biographiques des élus

Environnement professionnel

Le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle est une composante du cabinet sous la responsabilité du Directeur de cabinet. Il se compose de deux pôles : communication et protocole et affaires réservées.

Le bureau travaille en lien direct avec les membres du corps préfectoral, les directeurs de services, les élus et les partenaires institutionnels.

Composition et effectifs du service : 6 agents – chef du bureau (Cat A), chef adjoint (Cat A), chargée de communication (Cat B), chef du pôle protocole et affaires réservées (Cat B), agent chargé du protocole et des affaires réservées (Cat C), alternant.

Liaisons hiérarchiques : Directeur du cabinet, Chef du bureau, Chef du protocole et des affaires réservées.

Liaisons fonctionnelles : 2 chauffeurs, 2 assistantes de direction.

Conditions particulières d'exercice

Ce poste nécessite une forte organisation, maîtrise de la rédaction, polyvalence, disponibilité (soirées électorales, visites ministérielles) et une grande discrétion professionnelle.

Coordonnées pour contacter

Cheffe de bureau Amélie ROUX – –

Profil recherché

Compétences techniques :

• Compétences en informatique – bureautique (niveau pratique ou à acquérir)
• Connaissance de l’environnement professionnel (niveau pratique ou à acquérir)

Savoir‑faire :

• Savoir rédiger (niveau maîtrise – requis)
• Savoir appliquer la réglementation (niveau maîtrise – requis)
• Savoir travailler en équipe (niveau pratique – requis)

Savoir‑être :

• Savoir s’adapter (niveau maîtrise – requis)
• Savoir communiquer (niveau maîtrise – requis)

Perspectives : Passerelle pour concours CAT B. Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans.

Documents à transmettre

CV et lettre de motivation obligatoires. En cas de candidature de contractuel, joindre les certificats de travail justifiant des services faits précédemment dans la fonction publique.

Localisation du poste

Préfecture de l’Ardèche – Direction des services du cabinet – Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle – pôle protocole et affaires réservées – Rue Pierre Filliat – 07000 PRIVAS – Région Auvergne-Rhône-Alpes, France – Europe.

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84‑16 du 11 janvier 1984) : 2° de l’article L332‑2 (anciennement 2° de l’article 4).