Secrétariat particulier du sous-préfet et assistante à la secrétaire générale de la sous-préfecture

Secrétariat particulier du sous-préfet et assistante à la secrétaire générale de la sous-préfecture

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Enjeux du poste / Missions principales

1. Secrétariat particulier du Sous-Préfet

• Suivi du courrier, rédaction de courriers
• Gestion de l’agenda, prise des rendez‑vous
• Préparation des dossiers
• Gestion du logiciel Casper
• Gestion du courrier (visa arrivée / départ)
• Accueil public
• Organisation de visioconférence

2. Assistante secrétariat Général

• Suivi des dossiers
• Classement des dossiers
• Prise de rendez‑vous
• Rédaction des courriers

3. Suivi du budget de la sous-préfecture de Céret

• Enregistrement des factures
• Suivi du budget du sous‑Préfet

Votre environnement professionnel

Activités du service :

• Accueil du public, courrier, standard, greffe des associations
• Suivi des politiques publiques : subventions, contrats de ruralité, littotal…
• Ingénierie territoriale : soutien aux élus, suivi des projets structurants
• Gestion des grands rassemblements / sécurité
• Élections
• Réglementation : Funéraire, associations, élections, commission de sécurité, expulsions locatives, Casino, gardes chasse…

Composition et effectifs du service :

• 1 Attaché
• 1 chauffeur / agent technique
• 1 emploi en résidence

Liaisons hiérarchiques :

La Secrétaire Générale et le Sous‑Préfet

Liaisons fonctionnelles :

• Préfecture, DDI, Mairies
• Usagers, services de gendarmerie
• ARS, SDIS

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujets :

• Tenir les délais - réactivité
• Discrétion – disponibilité - rigueur – adaptation - polyvalence
• Pluralité des interlocuteurs : élus, SDIS, Gendarmerie, DDI, autres services de la préfecture (SEDT, SODPC, cabinet)

Contact :

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Formulaire de mobilité :

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

• Maîtriser les outils informatiques de secrétariat / niveau requis
• Connaître l’environnement professionnel / niveau requis

Savoir-faire :

• Savoir rédiger / niveau requis
• Savoir anticiper / niveau requis
• Savoir travailler en équipe / niveau requis

Savoir-être :

• Savoir accueillir / niveau requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau requis
• Savoir s’adapter / niveau requis

Savoir Communiquer / niveau requis

Actualisation permanente des compétences dans ce domaine

Informations complémentaires

Sous-Préfecture de Céret6, Boulevard Simon Batlle 66400 Céret

Domaine(s) fonctionnel(s) :

/ Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

• Secrétariat particulier du Sous‑Préfet
• Assistante à la secrétaire générale

Fondement juridique du recrutement

Code général de la fonction publique : L.332-2-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Europe, France, Occitanie, Pyrénées Orientales (66)