Secrétariat particulier de la directrice de cabinet
Identifiant (email, de type )
Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)
Secrétariat particulier de la directrice de cabinet
Description du poste
Fonction publique d'Etat
Catégorie C (employé)
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Type de poste
Statut du poste
Intitulé du poste
Secrétariat particulier de la directrice de cabinet
Description du poste
Vos activités principales
- assurer le secrétariat particulier de la directrice de cabinet à ce titre, organiser son emploi du temps et prendre les contacts nécessaires à la préparation de réunions ;
- Gérer et suivre les crédits affectés en propre à la directrice de Cabinet ;
- organiser les déplacements professionnels de la directrice de cabinet: formations et représentations du préfet
- assister de manière ponctuelle à des réunions afin de prendre des notes et de faire un compte rendu.
- participer à l’élaboration de dossiers pour les réunions de la directrice de cabinet.
- assurer quotidiennement des missions transversales avec le secrétariat du préfet et le seconder sur des tâches simples: accueil standard, remise en forme de courrier, organisations de réunion et des déplacement du préfet, envoi vœux
- assurer également le remplacement des secrétariats du préfet et du secrétariat général.
Votre environnement professionnel
Activités du service
Affaires réservées – Affaires politiques – Déplacements officiels – Ordre public et sécurité – Sécurité routière – Politiques de prévention - Cérémonies – Relations avec les élus locaux – Gestion des crises – Communication interministérielle
Composition et effectifs du service
La direction comporte 24 agents placés sous l’autorité de la directrice des services de cabinet et 3 conducteurs/ huissier.
Liaisons hiérarchiques
Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles
Chefs de bureau de la direction du cabinet, tous les services de l’État, les collectivités territoriales, les cabinets ministériels.
Conditions particulières d'exercice
L’attractivité du poste réside essentiellement dans la diversité des missions à accomplir et dans la large autonomie qui est accordée pour les mener à bien.
Le poste nécessite un sens de l’organisation avéré, une parfaite ponctualité, une excellente réactivité, une grande disponibilité, un sens avéré de l’initiative, rigueur, méthode et discrétion. Susceptible de bénéficier d’une sujétion particulière.
Descriptif du profil recherché
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir
- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
- Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis
- Savoir analyser : niveau pratique - requis
- Savoir rédiger : niveau initié - requis
- Savoir négocier : niveau initié - requis
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
- Savoir communiquer : niveau pratique - requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique - requis
- Savoir accueillir : niveau pratique - à acquérir
Critères candidat
Documents à transmettre
- l'envoyer du CV et d'une lettre de motivation
Informations complémentaires
- Béatrice PICCOLO, adjointe de la directrice de cabinet : /
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
- lettre de motivation
- pour les fonctionnaires titulaires, joindre les trois derniers entretiens professionnels
- formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Fondement juridique du recrutement
2° de l’article L332-2 de code général de la fonction publique
Télétravail possible
Localisation du poste
Europe, France, Occitanie, Tarn et Garonne (82)
Préfecture de Tarn-et-Garonne - Montauban