Secrétaire / secrétaire de direction — H/F

Missions Principales

L’EHPAD « LES CHENES VERTS » recherche une Secrétaire de Direction (F/H) pour rejoindre nos équipes.

Responsabilités

Collaborateur/a direct du Directeur, le/la secrétaire de direction assurera l’assistance dans la gestion administrative et l’accueil.

• Accueil physique et téléphonique
• Transmission des informations
• Réception, tri, traitement et distribution du courrier
• Classement et archivage de documents
• Recensement des besoins et commande de matériel et fournitures bureautiques
• Gestion et suivi des demandes d’admission des résidents
• Organisation des visites de préadmission
• Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des résidents
• Établissement des fiches d’entrée et de départ des résidents
• Déclaration CPAM pour nouveaux résidents et dépenses médicales
• Création et mise à jour des dossiers résidents dans Netfactu
• Établissement des contrats de travail et avenants
• Établissement des fiches d’entrée et de départ des salariés
• Veille à la complétude et mise à jour des dossiers du personnel
• Participation à la préparation paie et contrôle des bulletins de paie
• Transmission des arrêts de travail au service paie
• Tenue du registre du personnel
• Déclaration des accidents de travail en lien avec la Direction
• Gestion de la médecine du travail (visites d’embauche, périodiques ou de reprise)
• Encaissement des règlements et remise de chèques
• État des reversements des ressources pour les résidents admis à l’aide sociale
• Gestion de la caisse
• Envoi des factures aux familles
• Gestion des bons de commandes et livraisons des fournitures de bureau

Ces missions sont susceptibles d’évoluer.

Profil Recherché

• Bac professionnel ou BTS secrétariat/Administration
• BTS en gestion de structures de santé
• Formations continues en gestion administrative d’un établissement médico-social

Compétences Clés

• Gestion administrative : maîtrise des outils bureautiques, gestion des documents, plannings et agendas
• Connaissance du secteur médico‑social
• Capacité à gérer des tâches multiples
• Discrétion et rigueur

Lieu

Gif‑sur‑Yvette (91)