Secrétaire particulier(ère) du Préfet

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Intitulé du poste

Secrétaire particulier(ère) du Préfet

Description du poste

Vos activités principales :

• Tenue de l’agenda du Préfet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
• Contribution à la préparation des dossiers du Préfet, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Direction des sécurités).
• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
• Présentation et organisation des réceptions du Préfet en lien avec les personnels de la résidence: mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table…
• Établissement de fiches «réception».
• Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
• Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.
• Invitations pour les cérémonies nationales.
• Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.
• Gestion des messages du réseau RESCOM.

Votre environnement professionnel :

Activities du service

Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service: 2 personnes

Liaisons hiérarchiques: Le Préfet

Liaisons fonctionnelles :

• L’ensemble des membres du corps préfectoral
• Les services de la préfecture
• Les services de l’État dans le département et la région
• Les élus et les personnalités
• Les cabinets ministériels

Conditions particulières d'exercice

Durée attendue sur le poste: 3 - 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Discrétion, obligation de réserve.
• Disponibilité, horaires décalés.
• Capacité à travailler dans l’urgence.

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

• Connaissances techniques: Connaître l'environnement professionnel, niveau maîtrise requis.
• Avoir des compétences en informatique bureautique, niveau maîtrise requis.
• Savoir-faire:
  • Savoir s'organiser, niveau maîtrise requis.
  • Savoir travailler en équipe, niveau maîtrise requis.
  • Savoir négocier, niveau pratique requis.
• Savoir-être:
  • Avoir le sens des relations humaines, niveau maîtrise requis.
  • Savoir s'adapter, niveau expert requis.
  • Savoir s’exprimer oralement, niveau initié requis.
  • Savoir accueillir, niveau pratique requis.
  • Savoir communiquer, niveau pratique requis.

Ce poste exigeant et formateur vous permettra d’acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l’ensemble des services de la préfecture et des services de l’État dans le département. Il peut permettre d’évoluer vers tout poste à la préfecture du Loiret et de préparer les concours de catégorie B.

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de la région Centre-Val de Loire et du Loiret, 181 rue de Bourgogne

Domaine(s) fonctionnel(s) : Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type : Assistant de direction / ADM004A

Fondement juridique du recrutement

3° de l’article L. 332-2 du code général de la fonction publique

Lieu d'affectation

Préfecture du Loiret

Personne à contacter (mail)

M. BLANCHET - ; Mme CHAUVINEAU -