Secrétaire de scolarité IFSI H/F

Rôles et missions

Accueil

• Accueil des publics, étudiants et élèves, intervenants, autres conférences, tutorat, invités… installation, orientation
• Organisation de la pré-rentrée et rentrée
• Organisation de la journée Portes ouvertes
• Participation à la journée d’intégration
• Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité)
• Gestion d’évènements: cérémonie des vœux, articles, liaison partenaires, affichage dans IFMS, affichages des résultats des jurys de semestre
• Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, intervenants, plaquette, flyers, articles…
• Participation à des salons: Salon TAF…

Information du public :

• Information aux étudiants sur leurs droits et devoirs (bourses, sécurité sociale et mutuelles, indemnités…) et accueil des intervenants.

Gestion des appels téléphoniques :

• Réception, traitement et traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou la messagerie électronique;
• Si appels destinés aux formateurs : recherche des formateurs concernés, prise de messages et transmission dans boites courriers ou par mail.

Convocations et prise de RDV pour la directrice de l’institut :

• Gestion des convocations et prise des RDV étudiants et élèves;
• Préparation des dossiers pour la directrice/entretiens.

Organisation des réunions institutionnelles

• Commission d’Attribution des Crédits Européens
• Instance compétente pour les orientations générales de l’institut
• Section compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants
• Section compétente pour le traitement des situations disciplinaires
• Section relative à la vie étudiante

• Gestion du secrétariat de direction notamment pour les réunions, préparation de l’ordre du jour et positionnement du compte rendu dans SEO avec traçabilité des responsabilités (secrétariat, animation), réservation de la salle.
• Gestion du secrétariat, de la rédaction à la diffusion des comptes rendus pour les instances ; réservation des salles
• Intégration des notes avec les formateurs référents des UE et modules;
• Édition et transmission des feuilles de résultats de semestres pour les ESI;
• Rédaction des courriers de notification de décisions individuelles et diffusion.
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité en collaboration adjoint à la direction

Gestion et suivi des dossiers des étudiants et élèves de la sélection à la diplomation

Utilisation FORMEIS (logiciel métier) et dossiers papiers

• Élaboration et diffusion des dossiers d’inscription en institut en collaboration avec la Région (bourses), le CROUS (CVEC), l’Université (Cartes d’étudiant)
• Gestion et suivi des données administratives et pédagogiques sur FORMEIS; création, mise à jour, archivage et mise en lien avec la DRH du CH, l’Université (Apogée), la Région (Solstiss)
• Gestion et suivi des dossiers d’interruption de scolarité et de mutations;
• Suivi des mises à jour des bases de données des formateurs vacataires ou intervenants (saisie des renseignements et annexe des pièces jointes type CV)
• Transmission des données à la DRH pour la rémunération de ces formateurs
• Vérification des chèques, préparation des tableaux des frais de scolarité pour les ESI et transmission au secrétariat des finances correspondant avec info bourses
• Saisie des plannings étudiants sur logiciel FORMEIS

Certificats de scolarité et diverses attestations

• Certificats de scolarité : suivi des formalités d’inscription en lien avec le gestionnaire de scolarité de l’Université Toulouse
• Transmission par courrier ou en mains propres après signature de la direction.

Dossiers de synthèse

• Préparation des tableaux de synthèse et des fiches individuelles de synthèse avec avis du DSIF;
• Envoi des tableaux et des dossiers jury DE
• Tri des compositions de chaque étudiant
• Vérification et numérisation de chaque dossier scolaire
• Affichage des résultats
• Numérisation des diplômes
• Archivage des dossiers administratifs
• Remise des dossiers complets à chaque diplômé et compte-rendu à la DREETS

Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et site internet CH

• Contrôle et édition des tableaux de résultats;
• Édition et gestion des envois de courriers aux candidats et aux jurys.
• Préparation des tableaux de frais d’inscriptions pour transmission au secrétariat des finances
• Mise à jour des informations sur le site internet du CH Rodez
• Mise à jour de la Notice et du dossier d’inscription

Périodes des épreuves de sélection

Epreuves de sélection FPC

• Gestion et réservation des salles;
• Envoi des Courriers de convocations ;
• Participation à la préparation pour les surveillants et à la constitution de pochettes jurys pour les épreuves orales.
• Gestion des sujets et résultats

Sélection Parcoursup

• Inscription administrative des candidats et ajustement des places en fonction des désistements
• Certification des entrées

maitrise des logiciels WORD et EXCELL

Capacités à apprendre les logiciels métier FORMEIS ou autre

Votre profil

Recherche une personne motivée, engagée pour découvrir cette fonction, organisée, capable de travailler en équipe et de prendre des responsabilités

sens de l’accueil avec l’envie de travailler avec des jeunes

Pas de diplôme spécifique attendu : un niveau BAC +2 en gestion ou secrétariat administratif serait un plus

Cadre de vie / Cadre de travail

Environnement de travail agréable

Horaires stables du lundi au vendredi compris entre 8h30 et 17h30

Congés imposés deux premières semaines d’août et les deux semaines de vacances de Noël car l’institut est fermé