Secrétaire de scolarité IFSI H/F

RÔLES ET MISSIONS

Accueil

• Accueil des publics, étudiants et élèves, intervenants, autres conférences, tutorat, invités....installation, orientation
• Organisation de la pré-rentrée et rentrée
• Organisation de la journée Portes ouvertes
• Participation à la journée d’intégration
• Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité)
• Gestion d’évènements : cérémonie des vœux, articles, liaison partenaires, affichage dans IFMS, affichages des résultats des jurys de semestre
• Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, intervenants, plaquette, flyers, articles...
• Participation à des salons : Salon TAF…

Information du public :

• Information aux étudiants sur leurs droits et devoirs (bourses, sécurité sociale et mutuelles, indemnités…) et accueil des intervenants.

Gestion des appels téléphoniques :

• Réception, traitement et traçabilité et suivi des appels téléphoniques et/ou la messagerie électronique ;
• Si appels destinés aux formateurs : recherche des formateurs concernés, prise de messages et transmission dans boites courriers ou par mail.

Convocations et prise de RDV pour la directrice de l'institut :

• Gestion des convocations et prise des RDV étudiants et élèves ;
• Préparation des dossiers pour la directrice/entretiens.

GESTION DES INSTANCES

Organisation des réunions institutionnelles

Ø  Commission d’Attribution des Crédits Européens

Ø  Instance compétente pour les orientations générales de l’institut

Ø  Section compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants

Ø  Section compétente pour le traitement des situations disciplinaires

Ø  Section relative à la vie étudiante

 

• Gestion du secrétariat de direction notamment pour les réunions, préparation de l’ordre du jour et positionnement du compte rendu dans SEO avec traçabilité des responsabilités (secrétariat, animation), réservation de la salle.
• Gestion du secrétariat, de la rédaction à la diffusion des comptes rendus  pour les instances ; réservation des salles
• Intégration des notes avec les formateurs référents des UE et modules ;
• Edition et transmission des feuilles de résultats de semestres pour les ESI ;
• Rédaction des courriers de notification de décisions individuelles et diffusion.
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité en collaboration adjoint à la direction 
 

GESTION ET SUIVI DES DOSSIERS DES ETUDIANTS ET ELEVES de la sélection à la diplomation

Utilisation FORMEIS (logiciel métier) et dossiers papiers

• Elaboration et diffusion des dossiers d’inscription en institut en collaboration avec la Région (bourses), le CROUS (CVEC), l’Université (Cartes d’étudiant)
• Gestion et suivi des données administratives et pédagogiques sur FORMEIS ; création, mise à jour,  archivage et mise en lien avec la DRH du CH, l’Université (Apogée), la Région (Solstiss)
• Gestion et suivi des dossiers d’interruption de scolarité et de mutations ;
• Suivi des mises à jour des bases de données des formateurs vacataires ou intervenants (saisie des renseignements et annexe des pièces jointes type CV)
• Transmission des données à la DRH pour la rémunération de ces formateurs
• Vérification des chèques, préparation des tableaux des frais de scolarité pour les ESI et transmission au secrétariat des finances correspondant avec info bourses
• Saisie des plannings étudiants sur logiciel FORMEIS
 

Certificats de scolarité et diverses attestations

• Certificats de scolarité : suivi des formalités d’inscription en lien avec le gestionnaire de scolarité de l’Université Toulouse 
• Transmission par courrier ou en mains propres après signature de la direction.

GESTION DES DIPLOMES

Dossiers de synthèse

• Préparation des tableaux de synthèse et des fiches individuelles de synthèse avec avis du DSIF ;
• Envoi des tableaux et des dossiers jury DE
• Tri des compositions de chaque étudiant
• Vérification et numérisation de chaque dossier scolaire
• Affichage des résultats
• Numérisation des diplômes
• Archivage des dossiers administratifs
• Remise des dossiers complets à chaque diplômé et compte-rendu à la DREETS

GESTION DES EPREUVES DE SELECTION

Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et ...