Secrétaire à la scolarité

Identification de la fonction

Intitulé du poste : secrétariat

Temps de travail : 100 % ou 80 %

Lieu géographique : Institut de formation aux métiers de la santé de RODEZ.

Direction de rattachement : Direction institut de formation (IF) comprenant un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et un Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS).

Établissement : Centre hospitalier de Rodez

Date limite de candidature : 29 juillet 2026

Contexte

Le secrétariat est assuré par 4 ETP. Le projet d’institut positionne chaque secrétaire sur des missions spécifiques, globalisées dans un profil de poste.

L’organisation des secrétariats est validée par le directeur (DSIF), la coordinatrice pédagogique et les agents administratifs.

Liaisons hiérarchiques

• Directeur Général du CH Rodez
• Directrice des Soins chargée des Instituts de Formations (DISF)
• Adjointe à la Direction
• Responsable pédagogique IFMK CHU Toulouse et Coordinateur de l’antenne IFMK Rodez

Liaisons fonctionnelles

• Les Cadres Formateurs de l’IFMS
• Les professionnels du CH Rodez
• Les partenaires de la formation
• Les autres secrétaires
• Tutelles

Organisation

Tous les secrétaires travaillent en autonomie et en collaboration. Ils s’entraident. Chacun est en charge de missions spécifiques (remplacement organisé en binômes) sur les deux sites au besoin.

Les postes couvrent la gestion administrative de la formation initiale, du suivi des dossiers scolaires, de la régie financière, de la qualité des stages, et de la gestion bâtiment.

Rôles et missions

• Accueil des publics, étudiants et élèves, intervenants, conférences, tutorat, invités… installation, orientation.
• Organisation de la pré‑rentrée et rentrée.
• Organisation de la journée Portes ouvertes.
• Participation à la journée d’intégration.
• Gestion de l’écran du hall (Documentaliste et secrétariat stage qualité).
• Gestion d’évènements : cérémonie des vœux, articles, liaison partenaires, affichage dans IFMS, affichages des résultats CACE.
• Gestion des documents de liaison, taxe apprentissage, intervenants, plaquette, flyers, articles.
• Lien avec le secrétariat et les instances de l’IFMK du PREFMS de Toulouse (Direction hiérarchique) et avec le secrétariat de l’IFMK et de l’IFMS de Rodez (Direction fonctionnelle), ainsi qu’avec le secrétariat du centre de formation de la CCI (partenaire opérationnel).
• Participation à des salons (Salon TAF…).
• Information aux étudiants sur leurs droits et devoirs (bourses, sécurité sociale, mutuelles, indemnités…).
• Gestion des appels téléphoniques, réception, traitement, traçabilité, suivi des appels et de la messagerie électronique.
• Prise de rendez‑vous du DSIF, gestion des RV (identité, coordonnées, motifs).
• Convocations pour le DSIF, gestion des convocations et prise des RV des étudiants et élèves, préparation des dossiers pour le DSIF/entretiens.
• Gestion de la scolarité : coordination des instances, organisation des réunions institutionnelles (Commission d’attribution des crédits européens, orientations générales, traitement pédagogique, situations disciplinaires, vie étudiante).
• Gestion et suivi des dossiers des étudiants et élèves, utilisation de FORMEIS, SEO, création, mise à jour, archivage des dossiers, liaison avec DRH, université, région, CROUS.
• Certificats de scolarité, attestations, gestion des parcours d’inscription en lien avec l’Université Toulouse III, dépôt des documents.
• Gestion des diplômes, préparation des tableaux de synthèse, envoi aux DREETS, numérisation des dossiers scolaires, affichage des résultats, archivage des dossiers administratifs, remise des dossiers complets aux diplômés.
• Gestion des épreuves de sélection : organisation sur FORMEIS, SEO, Parcoursup, site internet CH, contrôle, édition des tableaux de résultats, envoi de courriers aux candidats et jurys, mise à jour du site internet, mise à jour de la notice d’inscription.
• Participation à la préparation des surveillants, constitution des pochettes jurys pour les épreuves orales, gestion des résultats.
• Suivi administratif des candidats, ajustement des places en fonction des désistements, certification des entrées.

Qualifications

• Expérience de secrétariat administratif dans un établissement de santé ou d’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité).
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec une équipe.
• Bonne organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des procédures.
• Compétences en gestion financière de la formation (credit/debit, devis, conventions).
• Connaissance des outils informatiques tels que FORMEIS et SEO.