Secrétaire à la scolarité (H/F)

IDENTIFICATION DE LA FONCTION

Intitulé du poste : secrétariat

Temps de travail : 100% ou 80%

Lieu géographique : Institut de formation aux métiers de la santé de RODEZ.

Direction de rattachement : Direction institut de formation (IF) comprenant un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et un Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) 2

CONTEXTE

Le secrétariat est assuré par 4 ETP. Le projet d'institut positionne chaque secrétaire sur des missions spécifiques qui sont globalisées dans un profil de poste.

L'organisation des secrétariats est validée par le directeur (DSIF), la coordinatrice pédagogique et les agents administratifs.

• Directeur Général du CH Rodez
• Directrice des Soins chargée des Instituts de Formations (DISF)
• Adjointe à la Direction
• Responsable pédagogique IFMK CHU Toulouse et Coordinateur de l'antenne IFMK Rodez

• Les Cadres Formateurs de l'IFMS
• Les professionnels du CH Rodez
• Les partenaires de la formation
• Les autres secrétaires
• Tutelles

ORGANISATION

Tous les secrétaires travaillent en autonomie et en collaboration. Ils s'entraident. Chacun est en charge de missions spécifiques (remplacement organisé en binômes) sur les deux sites au besoin :

Scolarité formations initiales: Ces deux postes sont en charge de l'ensemble des dossiers scolaires des élèves et étudiants, et des candidats à la sélection de la formation initiale

Formation en Soins Infirmiers : 1 ETP ou 0.80 etp

Formation d'aide-soignant et mise à disposition des locaux : 0.8 ETP

Régie/Finances de la formation initiale et continue/Gestion des absences et des commandes : Ce poste (1 ETP + 0 ,50 ETP) regroupe l'ensemble des activités en lien avec les finances (crédit/débit) liées à la formation : du devis de formation aux conventions, rémunération, assiduité, coût de formation, conventions formations et intervenants. Ce poste est le lien avec les services comptables du CH support et le conseil régional de la formation pour les suivis et bilans comptables. La préposée est régisseuse en titre, la collègue suppléante. Des compétences bureautiques (logiciels Excel, de comptabilité) sont des prérequis incontournables.

Référent Qualité/Secrétariat des stages (mobilité) et Gestion bâtiment : Ce poste regroupe des activités très différentes dont la gestion informatique (logiciels et formation, formeis...) : 0.80 ETP.

Le secrétariat de direction est réparti sur l'ensemble des secrétaires en fonction des besoins et de la disponibilité de chacun.

• Accueil
• Informations ESI - EAS
• Gestion des appels téléphoniques
• Prise de rendez-vous du DSIF
• Convocations pour le DSIF
• Organisation des réunions institutionnelles

Commission d'Attribution des Crédits Européens

Instance compétente pour les orientations générales de l'institut

Section compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants

Section compétente pour le traitement des situations disciplinaires

• Utilisation FORMEIS SEO et dossiers papiers
• Certificats de scolarité et diverses attestations
• Dossiers de synthèse
• Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et site internet CH
• Epreuves de sélection FPC
• Sélection Parcoursup