Secrétaire au laboratoire de génétique F/H

Secrétaire au laboratoire de génétique F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Secrétaire au laboratoire de génétique F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Télétravail

Présentation du service

Le département de génétique possède 2 familles au sens du SH REF 08: la génétique constitutionnelle et la génétique somatique. Le département est composé de plusieurs secteurs, regroupés selon les pathologies étudiées et prend en charge des prélèvements prescrits sur l’ensemble du territoire français. Le département est labellisé par le ministère de la santé Laboratoire de Biologie Médicale de Référence (LBMR) pour l’ensemble des pathologies étudiées, tant sur le plan des maladies rares (constitutionnel) que l’étude des tumeurs solides (somatique). Les activités de diagnostic moléculaires sont adossés à des centres de références de maladie rare et unités de recherche (INSERM).

Lien du site internet du service : Service de Génétique Hôpital Bichat - Claude-Bernard | APHP

• Assurer l’enregistrement des dossiers de génétique moléculaire au laboratoire
• Assurer la continuité de l’accueil et l’orientation des visiteurs (sonnette et signature du registre)
• Assurer la permanence téléphonique sur les heures d’ouverture du laboratoire
• Gestion de la boite vocale et des transferts des appels
• Lecture des e-mails
• Envoi, réception et distribution des fax
• Réception et diffusion du courrier
• Réception et réponse aux appels téléphoniques
• Information des cliniciens/services demandeurs
• Etat d’avancement des dossiers (interrogation GENNO)
• Renseignements pré-analytiques, diffusion des feuilles de demande, consentements (Kalilab, Orphanet, Catex)
• Demande de duplicatas
• Enregistrement partie «secrétariat» GENNO
• Vérification identité des patients
• Vérification/saisie du degré d’urgence du dossier
• Vérification de la conformité des documents obligatoires
• Gestion des NC d’accueil liées à l’absence d’un document/prescripteur absent
• Demander les consentements/renseignements cliniques (exemple CR clinique) absents par courrier tel, fax ou mail (tracer cette demande)
• Saisie des prescripteurs et de l’origine des prescriptions sur GENNO et /ou GLIMS (être vigilant sur les dossiers urgents)
• Attribution des n° de famille sur les secteurs constitutionnels
• Vérification des «secteurs», «pathologies»
• Saisie/vérification des «indications»
• Saisie des renseignements cliniques dans GENNO ou Fichier Excel (SO, ON, FP, GL, TL)
• Gestion de la diffusion des comptes-rendus de résultats
• Numérisation des documents post analytiques dans GENNO
• Envoi des CR papier de génétique
• Gestion des demandes de duplicatas de compte-rendu selon la procédure en vigueur.
• Gestion des dossiers papier
• Archivage des dossiers patient (armoire dédiée par secteur)
• Archivage des courriers complémentaires dans ces dossiers
• Tâches spécifiques selon le secteur d’activité (en lien avec la pathologie du secteur)
• Participation aux réunions de service (Info/trans) et rédaction des compte-rendus des réunions
• Participation aux «tournées courrier» mutualisée
• Gestion des pannes fax et photocopieur et commandes consommables photocopieur
• Mise à jour des présences/absences du personnel via le logiciel Méditemps
• Gestion des Dossiers du personnel (traçabilité formation, habilitation…)
• Conception et saisie de documents d’organisation liés au secrétariat de génétique (plannings, fiches techniques, etc…)
• Tenue et mise à jour du répertoire téléphonique du service
• Tenue et mise à jour des différents documents types du service (papier à entête, etc…)
• Gestion des commandes et stock papeterie
• Vérification des prescripteurs inconnus dans GENNO

Profil recherché

• Utilisation des outils informatiques (Microsoft office…)
• Ce poste ne comporte pas de contact avec les patients, il nécessite une grande capacité relationnelle adaptée au travail en équipe
• Une rigueur absolue est demandée pour la gestion des dossiers des patients face à l'impact majeur des analyses de laboratoire effectuées dans ce service
• Connaissances du vocabulaire médical
• Secrétariat Médicale diplômée
• Techniques bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Techniques d'accueil et de communication

Horaires de travail

Du Lundi au Vendredi, 7h30 variables à l'intérieur d'une plage horaire comprise entre 8h00 et 17h30

Critères candidat

Français (3- Niveau professionnel)

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Service d'affectation

Laboratoire de Génétique

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (18ème arrondissement), l'hôpital Bichat comprend l'un des plus importants services d'accueil des Urgences de l'agglomération parisienne et effectue une prise en charge spécialisée et de référence dans la plupart des disciplines médicales et chirurgicales. Son service de gynécologie-obstétrique comprend une néonatalogie de type 2B