Secrétaire administratif - Magasinier.e - DPDD (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À ce titre, vos activités principales sont les suivantes :

• Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et en qualité
• Mettre en rayon les fournitures et matériaux
• Distribuer le matériel et assurer la traçabilité
• Participer au contrôle des stocks
• Accompagner l'évolution des outils et procédures de gestion

Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :

• Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des dossiers
• Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif
• Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
• Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de confidentialité
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer et les orienter dans leurs démarches
• Participer à la circulation de l'information au sein du service et entre les services
• Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d'activité

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les contractuels expérimentés)

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base
• Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)
• Notions de gestion documentaire et d'archivage

• Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers
• Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs
• Organiser les agendas, réunions et échéances
• Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données
• Appliquer les procédures et assurer la circulation de l'information

• Sens du service public et de la confidentialité
• Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
• Aisance relationnelle et qualité d'écoute
• Réactivité et capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe et autonomie