Responsable de scolarité

Mission

Le poste de responsable de scolarité pour l’Institut EXEBIO est sous l’autorité de la directrice de l’institut EXEBIO, en lien étroit avec le président de l’institut.

Responsabilités principales :

• Organiser et planifier l’activité annuelle (rentrée, examens, jurys, diplomation)
• Structurer le plan de charge et les échéanciers
• Encadrer, animer et accompagner la montée en compétences des gestionnaires
• Formaliser et diffuser les procédures
• Garantir un accueil de qualité et une information fiable pour les étudiants Licence, Master, Master Erasmus Mundus, etc.
• Veiller à la conformité des actes de scolarité et au respect des textes
• Établir et publier les calendriers d’épreuves (toutes sessions) et organiser la logistique des examens, l’accessibilité des aménagements
• Organiser les jurys (convocations, secrétariats) et sécuriser la chaîne des notes, procès-verbaux et décisions
• Suivre la diplomation (attestations de réussite, contrôle qualité des données diplômes) et gérer les situations litigieuses
• Modéliser l’offre dans le SI scolarité (Apogée : structures d’enseignement, MCC, règles de calcul) et mettre à jour lors des évolutions et campagnes d’accréditation
• Contribuer aux dossiers d’évaluation/accréditation et aux documents de référence
• Coordonner la construction des emplois du temps et la réservation de salles (CELCAT)
• Assurer la continuité des activités administratives de scolarité en cas d’absence ou de surcharge d’un ou des gestionnaires
• Prendre en charge au besoin le suivi administratif des étudiant·es du périmètre concerné

Profil idéal

• Formation Bac +4; connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur, LMD, règlement des études, modalités de contrôle des connaissances (MCC)
• Connaissance des processus de scolarité (inscriptions, examens, jurys, diplomation) et des circuits décisionnels
• RGPD et confidentialité des données
• Gestion d’équipe, planification/organisation des pics d’activité et conduite du changement
• Maîtrise d’un SI scolarité (Apogée) et d’outils associés (ESUP-Stage, CELCAT); très bonne pratique des tableurs (tableaux croisés, contrôle de cohérence)
• Maîtrise des plateformes de candidature (Parcoursup, MonMaster, eCandidat)
• Rédaction de procédures, notes et communications ; capacité à sécuriser les flux d’information et à formaliser les décisions
• Rigueur, sens du service public, fiabilité et discrétion
• Esprit d’initiative, résolution de problèmes, pédagogie et écoute
• Capacité à travailler en transversal, diplomatie
• Capacité d’échange et de synthèse à l’oral et à l’écrit en français (C2) et en anglais (B1/B2)

Contraintes Particulières

• Pics d’activité en périodes de rentrée, examens, jurys ; amplitude horaire ponctuelle
• Respect strict des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires

Conditions

• Poste de catégorie A, à temps complet
• Rémunération selon expérience
• CDD de 1 an renouvelable
• Possibilité de télétravail (1 à 2 jours par semaine) sous conditions d’ancienneté dans le poste