Gestionnaire Scolarité et formation professionnelle (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Gestion du DAEU B – diplôme d'accès aux études universitaires

• Accueillir et informer les candidats et stagiaires (présentiel, mail, téléphone, visio),
• Gérer les dossiers d'inscription
• Etablir les contrats et conventions
• Recenser les intervenants et établir le planning prévisionnel
• Transmettre les éléments constitutifs des dossiers vacataires au pôle de gestion financière
• Faire les demandes de réservation de salles
• Organiser les sessions d'examen : surveillance, convocation, copies,
• Saisir les notes sur Apogée, établir les relevés et organiser les jurys
• Editer les relevés de notes et les diplômes
• Etablir un bilan des heures réalisées et renseigner les fiches de service fait
• Gérer l'assiduité des stagiaires (émargement, tableau récapitulatif)

Contractualisation et suivi administratif en formation continue

• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. FCA MANAGER, KAIROS, OFELI, EDOF, etc.),
• Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
• Gérer les dossiers CPF (EDOF et France Travail KAIROS)
• Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
• Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
• Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC$)
• Assurer la logistique des formations courtes (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
• Suivre l'assiduité et les enquêtes de satisfaction,
• Éditer les documents officiels (certificats).

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
• Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
• Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l'agence comptable.
• Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d'organisation, services faits)

Suivi qualité et reporting

• Garantir la conformité réglementaire (formation continue).
• Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
• Contribuer à la mise en oeuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences techniques attendues :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager),
• notions de comptabilité et de facturation.
• Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle

• Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
• Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
• Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
• Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)

• Sens du service, communication claire, travail en équipe
• Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants.
• Autonomie

Poste à pouvoir dès le 01/06/2026

Le poste est ouvert aux contractuels de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2212.03€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université