Gestionnaire Scolarite En Charge Des Examens

Gestion des Examens

• Elaboration des calendriers d'examens en liaison avec les enseignants
• Mise en œuvre et application des nouvelles modalités de contrôle de connaissances (MCC votées chaque année et largement modifiées)
• Gestion des sujets d'examens et concours
• Reprographie des sujets d'examens et concours
• Coordination et suivi des prestataires en charge de la surveillance des examens (transmission des plannings, planification du nombre de surveillants, etc.)
• Organisation des surveillances d'examens assurées par les enseignants
• Préparation des salles et des amphis en lien avec les appariteurs
• Utilisation du lecteur optique : paramétrage des examens en lien avec les enseignants, correction des fiches optiques, suivi technique avec le prestataire, etc.
• Anonymat des copies d'examen
• Gestion des dossiers "Fraudes aux examens"
• Pointage des heures de surveillance assurées par les enseignants
• Classement et archivage des sujets et des copies d'examen

Gestion du planning des salles

• Référent.e Celcat et participation au déploiement du logiciel (paramétrage, etc.)
• Gestion des réservations de salles de l'UFR Pharmacie (locaux d'enseignement et d'examens) via Celcat ;

Gestion des archives

• Référent.e pour la gestion des archives du service ;
• Pilotage pour le service de la mise en œuvre des procédures et actions d'archivage ;
• Assurer la veille règlementaire ;
• Assurer les relations et les transferts à l'institution patrimoniale des archives historiques ;
• Gérer les espaces de stockage (taux d'occupation, conditions de conservation) ;

Participation à l'activité du Service Scolarité

• Assurer le secrétariat du Responsable de Service ;
• Soutien au référent handicap pour le suivi des étudiants en situation de handicap (80)
• Suivi des congés des agents du services ;
• Planification et participation aux permanences (accueil des étudiants) ;
• Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires ;
• Co-organisation de la Cérémonie annuelle de remise de diplômes de Docteur en Pharmacie.

Connaissance, savoir :

• Maîtriser les outils informatiques (Word/Excel)
• De préférence maîtriser Celcat (logiciel de gestion des emplois du temps) et Apogée (logiciel scolarité). Si nécessaire formations possibles sur ces outils.
   

Savoir-faire :

• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir travailler en équipe
• Savoir travailler de façon autonome avec un sens aigu de l'organisation
   

Savoir-être :

• Grande disponibilité afin de faire face aux situations d'urgence
• Posséder de solides qualités relationnelles
• Être organisé et rigoureux ;
• Etablir des relations directes avec l'extérieur
  Savoir s'adapter et mettre en œuvre de nouvelles procédures

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