Responsable du pôle logistique du centre universitaire de la Porte de la Chapelle UP1

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique du service (équipe de 9 agents logistiques polyvalents) dans le domaine de la pédagogie, de la vie administrative et institutionnelle de l'université sur le site de la Porte de la Chapelle.

Activités principales 

 Soutien à la pédagogie

Mettre en œuvre les plannings d'enseignement et organiser les sessions d'examens (salles, copies…)  

S'assurer de la mise en place des locaux pédagogiques et de leur bon fonctionnement (équipements mobiliers et audiovisuels notamment)

Veiller à assurer l'assistance audiovisuelle aux utilisateurs

 Organiser l'acheminement et la distribution des supports pédagogiques

Soutien à la vie administrative

Organiser les plannings d'ouverture et fermeture du site en fonction des activités et des nécessités,

Organiser l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des usagers

Assurer l'organisation logistique des opérations événementielles (colloques, forum…)

Coordonner et planifier les missions du service (déménagements, interventions, courrier, audiovisuel…)

Diffuser l'information interne et externe

Fonctionnement général

Contrôler les locaux pédagogiques, circulations, locaux communs (équipements, nettoyage…)

 Contrôler le dispositif audiovisuel en lien direct avec la DSIUN

Gérer les stocks (inventaire et suivi des commandes)

Assurer l'interface et le suivi technique des prestations avec les entreprises (nettoyage, autres prestataires …)

Assurer la gestion des stocks des équipements non immobilisés (copies d'examens, consommables, fournitures administratives.)

Signaler tout dysfonctionnement technique aux directions concernées (DPI, DPSE, DSIUN principalement)

Faire respecter les consignes de sûreté et sécurité en vigueur.

Renseigner les tableaux de bord élaborés par la hiérarchie par type d'activités.

Encadrement

Planifier, coordonner l'activité du service intérieur (9 opérateurs logistiques polyvalents en matière d'accueil, appui à la pédagogie, traitement du courrier et acheminement, navette, distribution des supports pédagogiques…)

Activités associées 

 Soutien à la pédagogie

Vérifier la conformité des plannings d'enseignement et d'examens et veiller à leur mise en œuvre en  fonction des autres  activités du site ;

Faire remonter les anomalies aux services concernés

 S 'assurer de la tenue des examens dans leur mise en œuvre : développer et suivre les outils de collecte des données des composantes en lien direct avec le service planning central

Soutien à la vie institutionnelle et administrative

Anticiper, planifier et coordonner les opérations en fonction du calendrier universitaire et des échéances institutionnelles

Encadrement

Planifier, coordonner l'activité du service intérieur (9 opérateurs logistiques polyvalents en matière d'accueil, appui à la pédagogie, traitement du courrier et acheminement, navette, distribution des supports pédagogiques…)

Compétences requises

Connaissance des différentes entités et du fonctionnement de l'université     

Maîtrise de la rédaction administrative

 Maîtrise des techniques d'encadrement 

Maîtrise des outils informatiques (word, excel et messagerie)

Connaissance des règles d'hygiène, de sécurité et environnementales (notions de base)

SAVOIR-ÊTRE requis

Rigueur, réactivité et sens de l'organisation

Savoir transmettre les consignes et remonter les informations.

Savoir travailler en collaboration avec les différents services

Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse

• Niveau
  Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
  

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