Gestionnaire de scolarité - F/H

RESPONSABILITÉS :

Le poste proposé s'inscrit au sein de la Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université, une structure d'envergure accueillant près de 10 000 étudiants répartis sur trois sites. Intégré au service de la scolarité, composé d'une trentaine d'agents, l'agent recruté participe activement à l'accompagnement administratif des étudiants tout au long de leur parcours universitaire.
Il s'agit d'un poste polyvalent, centré sur la gestion administrative et l'accueil des étudiants. L'agent assure un accueil physique et téléphonique de qualité, répond aux sollicitations par messagerie électronique, et accompagne les étudiants dans leurs démarches, que ce soit pour les inscriptions pédagogiques ou pour le suivi de dossiers spécifiques tels que les stages, les transferts ou les demandes de césure. Il veille à la bonne circulation de l'information entre les différents interlocuteurs et contribue à l'organisation fluide du service.
Un autre aspect essentiel du poste réside dans l'organisation des examens. L'agent prend part à la préparation logistique des épreuves, de la réservation des salles à la reprographie, en passant par la gestion des copies et des notes. Il suit le calendrier des examens, assure l'affichage des informations, traite les éventuels recours, et prépare les demandes de consultation de copies en lien avec les enseignants.
Enfin, l'agent assure un appui général aux activités du service, notamment à travers l'archivage des documents et la prise en charge de tâches transversales en fonction des besoins. Placé sous la responsabilité de la cheffe du bureau de la scolarité d'Aix-en-Provence, il doit faire preuve de disponibilité et de réactivité lors des périodes de forte activité telles que la rentrée, les périodes d'inscription ou les sessions d'examen.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rejoignez-nous si vous disposez d'une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, que vous savez gérer les courriers, les courriels et l'archivage avec rigueur, et que vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel, tout en ayant une bonne aisance dans l'utilisation d'internet. Si vous connaissez déjà, même partiellement, le fonctionnement d'une université ou l'usage des plateformes de gestion de la scolarité, cela constituera un atout précieux dans vos missions.
Vous êtes à l'aise dans l'accueil, que ce soit en présentiel ou par téléphone, et vous savez répondre avec clarté et efficacité aux demandes reçues. Vous avez l'habitude de traiter, classer et transmettre les documents avec méthode, de rédiger des courriers ou des messages de manière professionnelle, et de rendre compte de votre activité avec fiabilité.
Votre sens du service public, votre rigueur et votre maîtrise de soi vous permettent de rester efficace, même en période de forte affluence. Vous appréciez le travail en équipe, savez faire preuve d'autonomie dans la gestion de vos tâches, et adoptez naturellement une posture courtoise et respectueuse. Vous êtes disponible, discret, et savez faire preuve de la plus grande confidentialité dans le traitement des informations confiées.



Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
=> Période estivale : compte tenu de la fermeture de l'établissement du 26 juillet au 18 août, votre candidature sera traitée après cette fermeture. Vous serez probablement contacté début septembre.



Rejoindre AMU, c'est :
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social