Gestionnaire de scolarité F/H

RESPONSABILITÉS :

Le poste proposé au sein de la Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université s'inscrit dans un environnement universitaire dynamique réparti sur trois sites (Aix-en-Provence, Marseille et Arles), où le service de la scolarité joue un rôle central dans le bon déroulement des parcours étudiants. L'agent recruté aura pour mission principale d'assurer la gestion administrative et opérationnelle des travaux dirigés. En lien avec les enseignants, les directeurs de départements et les services internes, il veille à la bonne organisation des enseignements, de la planification des séances à la communication des informations nécessaires à leur bon déroulement.
Son travail implique également un suivi précis des données administratives telles que les inscriptions, les notes ou les services prévisionnels d'enseignement. Il ou elle est un point de contact essentiel pour les chargés de travaux dirigés qu'il accueille, informe et accompagne dans leurs démarches. Le poste requiert une coordination fluide entre les différents sites et une bonne maîtrise des outils de gestion pour centraliser les données, vérifier les plannings et assurer la diffusion des documents nécessaires.
L'agent est intégré au bureau de la scolarité générale d'Aix-en-Provence, sous la responsabilité de la responsable du service, mais peut être amené à intervenir ou soutenir les autres bureaux en fonction du calendrier universitaire. Ce poste exige une grande disponibilité pendant les périodes de forte activité telles que la rentrée, les examens ou les inscriptions, ainsi qu'une capacité à s'adapter aux contraintes horaires liées à l'accueil du public.

PROFIL RECHERCHÉ :

Rejoignez-nous si vous maîtrisez les techniques de secrétariat, que vous savez gérer courriers, courriels et archivage avec efficacité, et que vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques tels que Word, Excel et la navigation sur Internet. Si vous avez une connaissance, même générale, du fonctionnement des universités et des plateformes de gestion de la scolarité, c'est un véritable atout pour assurer vos missions dans un environnement exigeant et stimulant.
Vous saurez accueillir le public avec professionnalisme, répondre aux sollicitations avec réactivité, et assurer le traitement et la circulation des documents de manière rigoureuse. La rédaction de courriers et de messages clairs ne vous pose aucune difficulté, et vous savez rendre compte de votre activité avec précision.
Votre rigueur, votre sens du service public et votre maîtrise de soi sont des qualités naturelles, tout comme votre capacité à travailler en équipe avec disponibilité, autonomie et discrétion. Vous avez le sens de la courtoisie, et la confidentialité des informations que vous traitez est pour vous une évidence. Si vous vous reconnaissez dans cette description, ce poste est fait pour vous.


Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
=> Période estivale : compte tenu de la fermeture de l'établissement du 26 juillet au 18 août, votre candidature sera traitée après cette fermeture. Vous serez probablement contacté début septembre.


Rejoindre AMU, c'est bénéficier :
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social