Gestionnaire de Scolarité - Bureau du 1er et 2ème cycle Médecine - F/H

RESPONSABILITÉS :

Missions Dans ce cadre le gestionnaire 1er et 2eme cycle doit assurer les missions déterminées en accord avec la cheffe de service

Activités principales :

• Gestion et suivi du cursus des étudiants de médecine
• Accueillir, orienter et informer les étudiants dans leurs démarches
• Répondre aux demandes des étudiants et anciens étudiants (diplômes, relevés de notes...) et en assurer le suivi
• Assurer l'inscription pédagogique des étudiants
• Instruire les demandes de transferts et préparer la commission des transferts
• Coordonner, en lien avec l'AP-HM, le stage infirmier obligatoire des étudiants de médecine et médecine dentaire
• Contrôler l'assiduité des étudiants aux examens et transmettre au CROUS la liste des étudiants absents
• Organiser, coordonner et suivre les résultats

Préparation des examens :

• Coordonner et préparer les examens facultaires (1ère et 2ème session) ainsi que les oraux de PASS et LAS :
• Répartir les étudiants dans les salles et les convoquer
• Préparer la surveillance administrative (convocation), s'assurer de leur présence et du bon déroulement des examens
• Organiser la campagne de priorisation des vœux et en assurer le suivi
• Organiser les choix des étudiants suite aux examens et en assurer le suivi
• Participer à l'organisation des examens du 2ème cycle (EDN et ECOS)

Fiabilisation des données et mise en qualité :

• Assurer la publication et la diffusion des informations via le site internet et l'intranet de la Faculté
• Rédiger et mettre à jour les procédures
• Mettre à jour les outils de suivi partagés : tableaux de bord, calendriers...
• Participer aux enquêtes et statistiques
• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et participer à la mise en œuvre des réformes des études de santé

Conditions particulières d'exercice Poste basé sur le site Timone, il est possible d'avoir à se déplacer parfois sur le site nord de la faculté SMPM

En période d'examens ou concours les horaires journaliers peuvent être modifié et font l'objet de récupération.

Positionnement hiérarchique Sous l'autorité du chef du bureau du 1er et 2eme cycle et de la cheffe du service de la scolarité.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances et savoirs :

• Connaissances générales de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maitrise des modes de communication écrites et orales
• Connaissance appréciée de l'organisation des études médicales

Savoir-faire :

• Maitrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power

Point, courrier électronique

• Connaissances appréciées pour les logiciels métiers : APOGEE, GSM

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et des priorités
• Faire preuve d'adaptabilité, de réactivité et de rigueur
• Capacité de travailler en équipe
• Discrétion
• Autonomie