F/H – Technicien·ne en gestion administrative

RESPONSABILITÉS :

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES : Missions Au sein du service des examens, le ou la technicien·ne en gestion administrative assure les missions suivantes :

Activités principales Missions examens :

Dans le cadre du calendrier de gestion défini annuellement, il s'agit de :

• Collecter les sujets d'examen auprès des enseignants responsables d'unités d'enseignement, les mettre en page et les imprimer
• Planifier les calendriers d'examen et les diffuser
• Convoquer les enseignants pour assurer les surveillances des examens
• Corriger les QCM à l'aide d'un lecteur optique avec le logiciel TELEMOS
• Saisir les notes pour le suivi des résultats sur APOGEE
• Gérer et contrôler les dispenses, les dettes d'UE et redoublements
• Préparer les convocations et plannings pour les épreuves du diplôme d'État, dont les soutenances du mémoire
• Participer à l'organisation des jurys (composition, envois des convocations, réservation de salle,), mettre en forme les procès-verbaux et les relevés de notes
• Coordonner les résultats au diplôme d'état avec la DREETS, pour les diplômes relevant de la compétence du Ministère de la santé.
• Apporter une expertise sur les activités et procédures de gestion des examens
• Participer aux enquêtes pilotées par le service examens et mettre en place des tableaux de bords

Conditions particulières d'exercice Le poste est basé au service examen sur le campus Timone. Cependant, certaines formations de l'Ecole des Sciences de la réadaptation étant également situées sur les campus marseillais Virgile Marron et Nord, le gestionnaire sera amené à se rendre également sur ces campus.

In fine, l'ensemble des formations de l'ESR a vocation à être regroupé en septembre 2028 dans un lieu unique, le futur bâtiment PARAMED, qui se situera sur le campus Nord.

En période d'examens ou concours les horaires journaliers peuvent être modifiés.

L'agent·e participe comme l'ensemble du personnel de l'UFR à l'organisation de l'examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé), aux examens des formations de l'Ecole des Sciences de la réadaptation, et tenue des bureaux de vote lors des élections.

Positionnement hiérarchique Sous l'autorité de la cheffe de service des examens

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs :

• Connaissances générales de l'Enseignement Supérieur
• Connaissance de la réglementation et des référentiels liés aux études de masso-kinésithérapie
• Maitrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maitrise des modes de communication écrites et orales

Savoir-faire :

• Maitrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power

Point, courrier électronique

• Connaissances appréciées pour les logiciels métiers notamment : APOGEE, ADE
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Management hiérarchique et management transversal

Savoir-être :

• Sens de l'organisation et des priorités
• Méticulosité et rigueur
• Sens de la confidentialité
• Sens du travail en équipe
• Savoir-faire de preuve d'adaptabilité, de réactivité et de rigueur
• Discrétion
• Autonomie