Gestionnaire affaires réservées et protocole

Gestionnaire affaires réservées et protocole

Description du poste

Fonction publique d'État, Catégorie B, Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels, Domaine Communication – Responsable de la communication.

Activités principales

• Traitement des interventions et affaires réservées
  • Assurer l’instruction et le suivi des interventions des élus, des cabinets ministériels et des usagers.
  • Rédiger les réponses en lien avec les services compétents.
  • Prendre en charge et suivre les interventions « signalées » ainsi que les situations sensibles, notamment à caractère social.
  • Veiller au respect des délais et à la qualité des réponses apportées.
• Appui à la représentation de l’État et au protocole
  • Participer à l’organisation des visites ministérielles, déplacements préfectoraux et événements institutionnels.
  • Contribuer à la préparation des dossiers.
  • Participer à la gestion des invitations et au suivi des séquences protocolaires.
  • Apporter un appui à l’organisation des cérémonies et réceptions en préfecture.
• Appui administratif du pôle
  • Assurer le suivi budgétaire courant.
  • Contribuer à la mise à jour des outils de suivi.
• Appui ponctuel
  • Distinctions honorifiques : soutenir la gestion des distinctions honorifiques en cas d’absence de l’agent référent ou lors des périodes de promotion.
  • Participation aux périodes électorales.
• Modernisation des pratiques
  • Participer à l’amélioration des méthodes de travail du bureau.
  • Contribuer à l’expérimentation d’outils numériques visant à optimiser le traitement des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Activités du service

Le BRECI est un service stratégique du cabinet du préfet, structuré autour de deux pôles complémentaires : le pôle représentation de l’État et affaires réservées, et le pôle communication et relations publiques. Ce service assure la communication institutionnelle, la valorisation de l’action de l’État, la stratégie de communication, les relations presse, les réseaux sociaux et la communication de crise.

Conditions particulières d'exercice

• Pluridisciplinarité du poste valorisant rédaction, organisation, adaptation et relationnel.
• Discrétion professionnelle indispensable.
• Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers.
• Réactivité et capacité à traiter des sollicitations dans des délais contraints.
• Polyvalence et sens de l’organisation.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à s’adapter à un environnement exigeant.

Compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis.
• Avoir des compétences en informatique bureautique : niveau maîtrise requis.

Savoir-faire

• Savoir rédiger : niveau maîtrise requis.
• Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis.
• Savoir s'organiser : niveau pratique requis.
• Savoir appliquer la réglementation : niveau pratique requis.
• Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis.

Savoir-être

• Savoir communiquer : niveau maîtrise requis.
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis.
• Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis.

Documents à transmettre

• CV
• Lettre de motivation

Localisation

Préfecture de l'Oise, 1 place de la Préfecture.

Durée attendue sur le poste

3 ans.

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Gestionnaire‑instructeur administratif / ADM006A

Fondement juridique du recrutement

Fondé sur l'article L332-2-2 du Code Général de la Fonction Publique.