Gestionnaire administratif-ve d'un Institut F/H (H/F)
Offre n° 205ZRCL – Gestionnaire administratif-ve d'un Institut F/H (H/F)
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. Aix-Marseille Université recrute et reconnaît tous les talents, ses offres d'emploi sont handi-accessibles. AMU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté. Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force. AMU en vidéo:
Mission
La Faculté de droit et de science politique (FDSP) accueille près de 10 000 étudiants au sein de ses différents campus. Créé en 1969, l'Institut d'Urbanisme et d'Aménagement Régional (IUAR) forme des étudiants en master et doctorat dans les domaines de l'urbanisme, de l'aménagement et du développement territorial. Il s'appuie sur une équipe pédagogique et administrative dynamique, ainsi que sur le laboratoire de recherche LIEU.
Responsabilités
- 1. Accueil et gestion administrative – Accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels, gérer le courrier et la messagerie, diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations, saisir, éditer, transmettre et classer les documents.
- 2. Organisation et logistique – Contribuer à l'organisation des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, conférences), préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs, organiser des réunions et rédiger les comptes rendus.
- 3. Gestion des intervenants et achats – Assurer le suivi des enseignants vacataires (recrutement, service fait, heures), recenser les besoins d'achats et demander des devis en lien avec la gestion financière.
Profil souhaité
- Connaissance du fonctionnement universitaire appréciée.
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et aisance avec les outils numériques et plateformes dématérialisées.
- Maîtrise des procédures administratives.
- Rigueur dans le suivi des dossiers.
- Savoir rendre compte.
- Capacité à saisir et actualiser des données.
- Qualités personnelles: sens du service public, rigueur, fiabilité, autonomie, efficacité, bon relationnel, capacité d'adaptation, discrétion et respect de la confidentialité, capacité à gérer les urgences.
Type de contrat
CDD 12 mois – temps complet du lundi au vendredi. Poste à pourvoir dès que possible.
Salaire
- Salaire brut mensuel de 1912,0 Euros à 1913,0 Euros sur 12 mois.
- Ordinateur portable.
- Complémentaire santé.
- Restauration.
Déplacements
- Jamais.
Expérience
- Débutant accepté.
- CAP, BEP et équivalents.
Compétences
- Accepter d'accueillir, orienter, renseigner un public.
- Assurer la gestion administrative d'une activité.
- Utiliser les outils numériques.
- Archiver des dossiers et documents de référence.
- Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités.
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous.
- Mettre à jour un dossier, une base de données.
- Organiser des déplacements professionnels.
- Organiser la logistique des recrutements et des formations.
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.
- Techniques de prise de notes.
- Titre professionnel secrétaire assistant.
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision.
- Faire preuve de réactivité.
- Avoir le sens du service.
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié.
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur.