Gestionnaire administratif·ve d'un Institut F/H

RESPONSABILITÉS :

La Faculté de droit et de science politique (FDSP) accueille près de 10 000 étudiants au sein de ses différents campus.

Créé en 1969, l'Institut d'Urbanisme et d'Aménagement Régional (IUAR) forme des étudiants en master et doctorat dans les domaines de l'urbanisme, de l'aménagement et du développement territorial. Il s'appuie sur une équipe pédagogique et administrative dynamique, ainsi que sur le laboratoire de recherche LIEU.

Missions

Sous l'autorité de la directrice de l'IUAR et en lien étroit avec la référente administrative, vous assurez le suivi administratif courant des formations et contribuez au bon fonctionnement de l'institut.

La personne recrutée sera en charge de :

1. Accueil et gestion administrative

· Accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels

· Gérer le courrier et la messagerie

· Diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations

· Saisir, éditer, transmettre et classer les documents

2. Organisation et logistique

• Contribuer à l'organisation des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, conférences...)
• Préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus

3. Gestion des intervenants et achats

• Assurer le suivi des enseignants vacataires (recrutement, service fait, heures)
• Recenser les besoins d'achats et demander des devis en lien avec la gestion financière

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement universitaire appréciée
• Techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et aisance avec les outils numériques et plateformes dématérialisées

Compétences professionnelles

• Maîtrise des procédures administratives
• Rigueur dans le suivi des dossiers
• Savoir rendre compte
• Capacité à saisir et actualiser des données

Qualités personnelles

• Sens du service public
• Rigueur et fiabilité
• Autonomie et efficacité
• Bon relationnel et capacité d'adaptation
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à gérer les urgences

Marseille – 2 place Jules Guesde,13001 Marseille

CDD 12 mois – temps complet du lundi au vendredi

Poste à pourvoir dès que possible

Rémunération : 1490€ net / mois

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)

• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• Un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social