Chargé de la coordination administrative, ressources et projets F/H

Contexte du recrutement et définition de poste

Le 7ème Arrondissement compte une population de 88 000 habitants environ. La mairie du 7ème est composée de 37 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants. Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :

• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors
• La vie locale : conseils de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en 2 services : Affaires Publiques et PLM (Vie locale & sociale). L’arrondissement est en forte croissance démographique, d’où un niveau d’activité particulièrement élevé dans le domaine de la petite enfance par exemple.

Rattaché au Directeur Général des Services de l’arrondissement, vous assurez des missions de coordination administrative, des ressources et des projets en lien avec l’encadrement de la MA7 : DGS, Responsable Vie locale & Sociale, Responsable affaires publiques, Chargé de logistique événementielle et Coordinatrice d’espaces publics, ainsi qu’avec les assistantes et cabinet de la mairie.

Votre mission est transversale, et vous travaillez en étroite collaboration avec les services de la mairie d’arrondissement et notamment leurs cadres et le cabinet de la mairie d’arrondissement, l’agent en charge des assemblées et comptabilité, et certaines directions spécialisées de la Ville de Lyon.

• Vous assurez le suivi administratif des dossiers en lien avec les cadres, notamment la gestion des appels, des réponses écrites et la coordination des tâches.
• Vous participez au suivi des plaintes, réclamations et indicateurs d’activité, ainsi qu’à la mise à jour des outils de pilotage et des conventions. Vous contribuez également au suivi des subventions et à la bonne organisation des documents partagés.
• En appui au pôle Vie locale & Sociale, vous participez à la préparation des Conseils d’arrondissement, au suivi budgétaire et à la gestion de proximité des agents.
• Vous êtes l’interlocuteur administratif des instances participatives locales (Conseils de quartier, Conseils d’enfants, etc.).
• Vous assurez le suivi administratif des dossiers en lien avec les cadres, notamment la gestion des appels, des réponses écrites et la coordination des tâches.
• Enfin, vous accompagnez ou pilotez des projets transversaux relevant des missions de la mairie d’arrondissement.
• Vous participez aux réunions hebdomadaires de coordination de la direction de la mairie du 7e.

Profil recherché

Vous maîtrisez le cadre réglementaire des collectivités territoriales ainsi que les outils bureautiques et logiciels métiers.

Doté de solides capacités rédactionnelles, vous savez animer des échanges, gérer des situations complexes et conduire la concertation avec différents interlocuteurs.

Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, d’autonomie et de réactivité dans le suivi des dossiers et projets.

Vos qualités relationnelles, votre esprit de synthèse et votre capacité à travailler en équipe vous permettent d’interagir efficacement avec les usagers, les élus et les partenaires.

Force de proposition, vous contribuez activement à l’amélioration de l’organisation et à la résolution des problématiques du service.

Information(s) complémentaire(s)

Vos Conditions De Travail

• Lieu : 16 place Jean Macé 69007 Lyon
• Présence un samedi matin sur 6 en roulement avec l’équipe vie locale.
• Poste télétravaillable dans les conditions mises en place par la Ville de Lyon
• Temps de travail 38h45 avec 21 jours de RTT.

Rémunération : 2 330 € brut mensuel pour un début de carrière (IFSE 500 €) + 1 836 € prime de fin d'année sous conditions + 457 € prime intéressement sous conditions

Les Avantages à Nous Rejoindre

• Participation transports en commun ou velo’v à hauteur de 75 %
• Carte ticket restaurant : possibilité jusqu’à 153 € par mois dont 60 % pris en charge par la ville
• Forfait « mobilités durables » : jusqu’à 300 € par an en cas de déplacement en covoiturage ou vélo personnel
• 10 semaines de congé 2ème parent contre 4 semaines dans le cadre légal
• Participation à une complémentaire santé et prévoyance
• Congé menstruel
• Un accompagnement à la recherche de logement
• Comité d’œuvres sociales : sport, culture, loisirs, voyages… des avantages pour toute la famille !