Assistant(e) Hébergement et Programmes (H/F)

Résumé du poste
L'Assistant(e) Logement et Programmes assure des missions de planification, d'organisation et de coordination liées à l'expérience extra-académique des étudiants sur site. Ce poste soutient également la mise en œuvre des programmes personnalisés, en collaboration avec l'équipe API Paris.
Responsabilités principales
Utiliser l'application mobile API pour assurer une prestation globale des services.
Politiques et procédures API
Lire et comprendre le Manuel sur site API.
Respecter les politiques et procédures API telles que décrites dans le Manuel RD et communiquées par l'équipe de direction.

Programmes personnalisés
Contribuer à la conception et à la mise en œuvre des programmes personnalisés et dirigés par des professeurs.
Élaborer un budget et assurer le suivi des dépenses.
Excursions
Planifier et exécuter les sorties (recensement, logistique, transport, activités).
Coordonner avec le/la responsable académique le soutien logistique des excursions et activités culturelles.
Santé et sécurité
Participer au système de rotation téléphonique d'urgence.
Appliquer les procédures de santé, de sécurité et de sûreté : gestion des urgences médicales et autres, rapports d'incident, localisation et information des étudiants.
Maintenir un réseau de ressources médicales et psychologiques et organiser leur intervention si nécessaire.
Logement
Recruter et sélectionner les familles d'accueil ; effectuer les contrôles de sécurité (détecteurs CO2, rapports de police, assurances).
Être le principal contact pour toutes les questions de logement.
Gérer les demandes de maintenance et assurer le suivi avec les prestataires (plombiers, électriciens, etc.).
Superviser les check-in/check-out avec l'appui de l'équipe API Paris.
Aider le/la Responsable Pays dans l'attribution des logements étudiants et enseignants.
Gestion des programmes et outils
Suivre les processus opérationnels définis par l'entreprise (système interne de tickets, validation et attribution des logements, inscriptions aux événements, etc.).
Utiliser APIConnect pour organiser excursions, événements culturels, calendriers, inscriptions, suivi académique et gestion documentaire.

Vie étudiante
Préparer et envoyer les documents pré-départ aux étudiants.
Organiser les activités étudiantes et événements spéciaux.
Définir et exécuter une stratégie d'engagement communautaire et culturel.
Faire respecter les règles du programme et gérer la discipline.
Animer les orientations (pré-départ en ligne, accueil sur place, suivi culturel et résidentiel) et organiser les événements de clôture.

Autres missions
Coordonner les visites de site ou programmes personnalisés.
Développer et gérer, si nécessaire, des partenariats avec des organisations locales pour stages ou bénévolats.
Proposer de nouvelles idées pour les programmes, logements, excursions, etc.
Accompagner les étudiants lors des sorties (journées, soirées, week-ends, séjours).
Voyager ponctuellement hors de Paris si nécessaire.

Compétences et savoir-faire
Services étudiants : connaissance de la culture universitaire américaine et des enjeux du séjour à l'étranger.
Programmation culturelle : excellente connaissance de Paris et de ses ressources culturelles.
Organisation : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à établir des priorités.
Communication : excellentes compétences écrites et orales ; aisance en présentation publique ; orientation service.
Flexibilité : disponibilité en soirée et week-end ; réactivité face aux imprévus.
Rigueur : sens du détail et respect des délais sans compromettre la qualité.
Langues : maîtrise du français et de l'anglais.
Informatique : très bonne maîtrise des outils numériques (Google Suite, Excel, APIConnect, etc.).
Confidentialité : respect de la vie privée des étudiants et des données sensibles.
Expérience à l'étranger : un séjour d'études sur un campus américain est un plus.