Assistant(e) de formation (H/F)

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation (H/F) sur Poitiers

Vos Missions

Accueil et communication

• Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs et les orienter
• Gérer les appels téléphoniques et les messages électroniques
• Assurer le tri, l'affranchissement et l'enregistrement du courrier
• Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs concernés

Gestion administrative des formations

• Traiter les dossiers clients et stagiaires
• Mettre en forme les programmes de formation
• Constituer et suivre les dossiers administratifs : conventions, convocations, dossiers stagiaires
• Assurer la gestion et la mise à jour du planning des formations
• Suivre les feuilles d'émargement et les documents administratifs liés aux formations

Gestion administrative et comptable

• Établir les factures clients
• Vérifier les paiements et effectuer les relances
• Pointer les heures réalisées
• Vérifier et pointer les factures fournisseurs
• Transmettre les notes de frais au service comptabilité en fin de mois
• Préparer et transmettre les pièces comptables mensuelles

Suivi qualité et reporting

• Mettre à jour et suivre les tableaux de bord d'activité
• Effectuer les relances commerciales et relances clients
• Réaliser le suivi « à froid » des sessions de formation (évaluation de la satisfaction et de l'impact)
• Participer à la préparation et à la saisie annuelle du bilan pédagogique et financier
• Veiller au respect des procédures internes et des exigences du processus qualité
• Appliquer et suivre les procédures liées à la certification Qualiopi