Assistant de gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Rattaché à l'Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l'assistant a pour mission :

1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives (≈ 50%)

Secrétariat de Direction

• Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)

Inscriptions administratives

• Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées
• Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives)
• Effectuer les mises à jour et corrections simples
• Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
• Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions

Appui administratif à la direction

• Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
• Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
• Assurer le classement et l'archivage des documents
• Participer à la circulation de l' information interne

2. La Gestion des émargements (≈ 50%)

• Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires)
• Identifier les anomalies ou pièces manquantes
• Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
• Saisir et mettre à jour les données de présence
• Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
• Vérifier la cohérence entre émargements et planning
• Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires

PROFIL RECHERCHÉ :

BAC professionnel des métiers du secrétariat souhaité, Expérience en gestion administrative ou scolarité appréciée.

Les activités nécessitent de la polyvalence et de la rigueur compte-tenu de l'alternance des tâches et du volume des dossiers à traiter. Elles s'effectuent sur des outils numériques et des logiciels métiers. L'assistant interagit en interne avec les équipes administratives, pédagogiques, la direction et en externe avec les stagiaires, intervenants, partenaires. Il a ainsi un bon relationnel et des compétences en adéquation.

Savoirs

• Notions de gestion administrative
• Techniques de secrétariat
• Procédures d'inscription administrative
• Outils bureautiques et logiciels métiers

Savoir-faire

• Saisir des données avec fiabilité
• Vérifier des dossiers administratifs
• Appliquer des procédures
• Organiser son travail
• Accueillir et informer des usagers

Savoir-être

• Rigueur et sens du détail
• Organisation
• Discrétion professionnelle
• Réactivité
• Bon relationnel

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

• Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 18 mai 2025
• CDD, catégorie C, de 12 mois renouvelable
• Temps complet
• Télétravail possible après période d'intégration
• Rémunération : à partir de 1823,03 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel

Date limite de candidatures : 01er mai 2026