Assistant administratif et comptable #ADE8152

Responsabilités – Tâches comptables (70%)

• Suivi des factures entrantes
• Contrôle de la conformité des factures – respects mentions obligatoires et normes Groupe
• Intégration et vidéocodage des factures fournisseurs
• Procède au codage pour la mise au paiement hebdo des factures
• Suivi du fichier chèque et transmission hebdo
• Suivi du fichier paiement CB
• Suivi et intégration des factures payées par chèque ou CB
• Répondre aux relances divers des fournisseurs
• Contrôle et analyse des FNP
• Contrôle et maîtrise du flux des factures en attente
• Procède au classement papier et numérique

Tâches administratives – 30%

• Assure l’accueil physique et téléphonique des fournisseurs, visiteurs et interlocuteurs (oriente, prend les messages)
• Gère le courrier (tri, enregistrement, distribution, affranchissement)
• Suit les états des stocks de fournitures de bureau, café et consommables; recense les besoins et procède aux commandes
• Organise les déplacements des collaborateurs (réservations de vols, trains, hôtels)
• Gère les titres-restaurant
• Effectue des dépôts/retraits de documents dans les administrations diverses
• Assure le relationnel avec les partenaires fonciers (contacts réguliers, vœux, questionnaires de satisfaction…)
• Assure le suivi des loyers pour les différents sites de production et transmet les éléments de facturation aux bailleurs
• Prépare, suit et met à jour, en lien avec le chef de projet et la direction, les dossiers administratifs liés aux appels d’offre ainsi qu’à la réalisation des projets
• Prépare, suit et met à jour les dossiers administratifs liés aux demandes de subventions
• Prépare le traitement des documents financiers (factures, notes de frais)
• Réalise le classement, l’archivage et la communication des documents administratifs et comptables

Niveau de formation Niveau Bac +2 en filière de gestion administrative et comptable (BTS Gestion – Compta)

Compétences techniques

• Maîtrise des logiciels achat
• Maîtrise des logiciels de comptabilité
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word en particulier)

Qualités attendues

• Fiabilité
• Sens de l’analyse, de la synthèse et des priorités
• Sens de l’organisation et application des méthodes
• Rigueur
• Ponctualité
• Capacité de communication