Assistant d’agence H/F – Sablé-sur-Sarthe (72)

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Missions

Gestion administrative de l’agence

• Accueil téléphonique et physique
• Rédaction de courriers, supports et comptes rendus
• Envoi et réception de courriers (recommandés, colis)
• Communication interne : mise à jour de l’affichage
• Suivi de l’entretien des locaux et de la sécurité
• Gestion des commandes de fournitures et du stock
• Gestion et organisation de l’inventaire de fin d’année
• Organisation des déplacements des collaborateurs
• Commandes des fournitures, mobilier, cartes de visite
• Suivi du parc véhicule de l’agence

Assistanat du responsable d’agence

• Suivi des données financières de l’agence (CA, marge, facturation, frais fixes…)
• Organisation de réunions, d’évènements internes

Suivi des actions sécurité

• Suivi des formations sécurité : Habilitations
• Accueil sécurité des nouveaux collaborateurs
• Commande de vêtements de travail, EPI et outillage
• Suivi des rendez‑vous périodiques de contrôle
• Participations aux causeries sécurité
• Mise en place et suivi du tri des déchets

Activité service

• Ouverture et fermeture des bons de travail (BT)
• Création et suivi des commandes d’achats
• Demande de création interne des clients et fournisseurs (Provigis)
• Réception, suivi de la facturation fournisseur, gestion des litiges
• Facturation des missions
• Renouvellement et facturation des contrats de maintenance
• Gestion des impayés clients : relance et suivi
• Suivi des coefficients
• Gestion administrative des fluides

Suivi administratif du personnel

• Vérification et validation des heures et notes de frais
• Gestion des visites médicales
• Déclaration des accidents de travail – suivi des arrêts
• Accueil et formation administrative des nouveaux arrivants
• Registre du personnel
• Suivi des congés, récupérations des collaborateurs
• Suivi des heures supplémentaires, TR & astreintes
• Gestion et suivi des intérimaires

Profil

Savoir‑être : Méthodique, Polyvalent.e, Réactif(ve), Disponible, Autonome, Qualité relationnelle.

Savoir‑faire : Capacité rédactionnelle, Bonne maîtrise informatique.