Assistant d’agence travaux F/H – Glisy (80)

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Missions générales

Suivi administratif

• Vous rédigez divers documents
• Vous êtes force de proposition sur l’organisation et proposez des outils pour optimiser et automatiser le système administratif.
• Vous organisez et préparez les réunions des différents centres de profit (Power point, compte rendu, suivi…)
• Vous supervisez la partie administrative de l’agence
• Vous suivez les frais de structure et la gestion de la facturation et des impayés
• Vous passez les commandes de matériel et assurez la facturation clients du secteur

Suivi et contrôle de gestion

• Vous analysez et fiabilisez les indicateurs de la région
• Vous suivez et remontez les litiges de la région et vous vous assurez de la remontée d’informations
• Vous contribuez à la clôture de l’exercice comptable
• Vous veillez au bon déroulement de l’inventaire (stock et fluides)

Ressources humaines

• Vous assurez le suivi administratif du personnel (gestion des heures du personnel et des frais, gestion des visites médicales, déclaration des accidents de travail, déplacements et planning de congés…)
• Vous assurez l’intégration des nouveaux entrants
• Vous dynamisez les activités du C.E en lien avec les différents référents
• Vous participez et supervisez la gestion administrative du système SSE et du suivi médical du personnel
• Vous veillez au bon respect des règles de sécurité en collaboration du référent HSE (accueil sécurité, affichage réglementaire, analyse des accidents…)
• En collaboration avec le service formation, vous contribuez au bon déroulement du plan de formation du personnel du réseau

En communication

• Vous participez à la communication interne du réseau
• Vous animez les réseaux sociaux Clauger

Dans le cadre de l’activité Travaux, vous assurez en complément

• Vous assurez le suivi hebdomadaire des heures et des frais Commerce et Travaux
• Vous réalisez l’extraction mensuelle des heures et le contrôle des éléments variables de paie
• Vous assurez le suivi des heures non affectées
• Vous assurez la déclaration du travail le dimanche
• Vous assurez le suivi des réceptions matériels et des locations via PEPS et IFS
• Vous assurez le suivi des véhicules via Fleet
• Vous assurez la gestion opérationnelle des EPI (commandes et suivi de stock)
• Vous assurez le suivi des fluides (Portail, Trackdéchet) et réalisez le bilan mensuel et annuel (Cemafroid)
• Vous assurez la création et la fermeture des BT sur les projets
• Vous assurez le suivi des dossiers sous garantie
• Vous participez aux analyses de résultats et de marges en collaboration avec le responsable (Power BI)

Profil

• Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe
• Vous maitrisez des techniques liées à l’accueil physique et téléphonique
• Vous apportez des solutions d’amélioration de la gestion administrative
• Vous avez une bonne maitrise informatique: logiciels pack office