Alternance assistant de direction - Lyon (F/H) (H/F)

Réceptionner et ouvrir le courrier chaque matin

Trier et distribuer le courrier aux services concernés

Signer les recommandés et gérer leur distribution

Filtrage des appels et traitement des mails

Établir les notes de frais kilométriques mensuelles selon l'agenda

Effectuer le pointage de recettes et dépenses, préparer les pièces comptables

Organiser et gérer les déplacements (billets de trains, réservation d'hôtels, etc.)

Mettre à jour des bases de données internes

Collaborer avec d'autres membres du personnel pour faciliter le bon fonctionnement de l'entreprise

Gérer des dossiers confidentiels et sensibles

Gérer les contrats d'entreprise

Organiser les évènements de la régie : « apéros", repas de Noël, journée d'été, sorties d'équipe et gérer les anniversaires

Gestion de la communication

Diffuser les annonces de recrutement, présélectionner les candidatures

Gérer le tableau de suivi des congés payés, titres restaurants, arrêts maladies

Veiller à la bonne intégration des alternants et nouveaux collaborateurs/trices

Seconder le dirigeant

Gérer les commandes de fournitures en tenant une liste par collaborateur/trice

Commander le nécessaire auprès des partenaires les mieux placés en termes de prix, mettre en concurrence régulièrement les fournisseurs

Gérer le parc informatique et les copieurs en lien avec les services experts (pannes, autorisations d'accès, programmation des boîtes mail et codes confidentiels, autorisations d'accès.

Lors des intégrations de nouveaux collaborateurs/trices, programmer leurs identifiants, adresse mail, connexions diverses, s'assurer que le matériel informatique soit fonctionnel

Suivi des dossiers de l'activité gestion locative/syndic

Mettre à jour le tableau de suivi / registre des mandats des contrats de syndic post AG et procéder au classement