Adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité

Adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Communication - Responsable de la communication

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité

Description du poste

• Encadrement des agents du pôle Accueil sur le site de la Préfecture, de Haussmann et de la Providence;
• Suppléance et intérim du responsable du Pôle Accueils Qualité;
• Suivi des projets du service.

Accueil

• Gestion des plannings d’activité internes (polyvalence et standard);
• Suppléance et appui aux agents en cas de conflits avec les usagers;
• Création des supports d’accueil et/ou nouvelles procédures.

Qualité

• Coordination de la démarche qualité du Ministère de l’Environnement (QUALI-ATE): mettre en œuvre les directives ministérielles, obtenir et renouveler le label idoine.
• Piloter la démarche Services Publics + (SP+) sur le périmètre ATE (la préfecture, les sous-préfectures et les DDI): assurer son déploiement dans chaque structure et son animation au fil de l’eau.
• Participation au réseau des référents qualité.
• Animer la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, du site intranet etc...

Conditions particulières d'exercice

• Pôle répartit sur deux sites: préfecture et Providence.
• Contraintes horaires liées aux horaires de l’accueil du public, aux horaires de livraison du courrier et aux besoins du standard.
• Contrainte liée à la continuité de service nécessitant d’anticiper les absences lors de la conception des plannings internes (polyvalence et standard). Le pôle doit en effet maintenir son offre de service sur le segment accueil au public pendant les horaires d’ouverture (sites Providence et Haussmann) et sur le segment accueil téléphonique, y compris en programmant une astreinte standard soir et week-end.
• Assurer le lien avec le Pôle Immobilier et Moyens généraux pour signaler toutes pannes intervenant sur le matériel installé dans le hall d’accueil.
• En tant que contributeur de la démarche qualité, vous mettez activement en œuvre les engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.
• La préfecture est engagée dans une démarche d’éco-responsabilité, notamment par le tri des déchets qu’il vous appartient de respecter conformément aux procédures.

Descriptif du profil recherché

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et des directions départementales interministérielles, les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire et la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil, ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication.

Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent:

• à assurer le lien entre les usagers et l’administration;
• à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne);
• à assurer l’animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP+);
• à assurer l’animation de la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc.

Critères candidat

Compétences attendues

• Connaissances techniques
• Connaissance de l'environnement professionnel - niveau maîtrise à acquérir
• Référentiel Qualité - niveau maîtrise à acquérir
• Technique d’audit, d'analyse des processus et des risques - niveau maîtrise à acquérir
• Gestion de projet - niveau maîtrise à acquérir
• Méthodes, techniques et outils d'évaluation des démarches Qualité - niveau maîtrise à acquérir
• Avoir des compétences juridiques