Adjoint-e au responsable du bureau des inscriptions H/F
RESPONSABILITÉS :
Activités principales
- Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d'inscription administrative en ligne
- Contrôle et validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants
- Saisie des inscriptions administratives dans l'application Apogée en contrôlant l'autorisation d'inscription
- Remise des certificats de scolarité et cartes étudiantes
- Délivrance d'attestations d'inscription
- Relance des étudiants en attente de paiement et annulation des inscriptions non finalisées
- Gestion des demandes de transferts « départ »: vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier
- Contrôle a posteriori des données saisies dans Pégase lors des campagnes d'inscription administrative
- Participation à l'écriture et à la mise à jour des formulaires et notices relatives aux procédures administratives d'inscription
- Participation à la préparation et à l'organisation de la campagne d'inscription administrative
- Participation à la formation et à l'encadrement des vacataires
- Répondre aux demandes d'information et aux questions posées par les étudiants via l'application de messagerie « Assistance étudiants »
Activité spécifiques
Gestion des annulations d'inscription
Réception et contrôle des dossiers de demande d'annulation d'inscription et de remboursement des frais de scolarité
Saisie des remboursements dans l'application financière GFC
Transmission des dossiers de remboursement à l'agence comptable et suivi des remboursements
Préparation de la campagne d'inscription
Appui au responsable du Bureau des inscriptions pour préparer la campagne d'inscription en collaboration avec la direction de la logistique, la direction du patrimoine, la direction du système d'information, le service communication, le SCUIO et le service des applications de la scolarité.
Participation aux opérations liées aux remontées SISE
Traitement des anomalies complexes
Suivi et assistance des autres centres de gestion (IUT, ED, Direction de la formation et IED) pour la correction des anomalies
Coordination et animation de l'équipe de gestionnaires
Coordination et animation en cas d'absence ou de surcharge de travail du responsable du bureau des inscriptions
Appui au responsable du Bureau des inscriptions pour finaliser dans les délais impartis les contrôles à posteriori et remonter les données fiables à la direction.
Suivi mensuel des inscriptions des étudiants admis dans le cadre d'une convention entre l'université Paris 8 et un autre établissement
PROFIL RECHERCHÉ :
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université
- Connaître les règles de scolarité
- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,...)
- Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
- Avoir le sens de l'accueil
- Être rigoureux et méthodique
