Gestionnaire des inscriptions administratives (H/F)

RESPONSABILITÉS :

En tant que Gestionnaire des inscriptions administratives, vous prenez en charge l'ensemble du processus d'inscription administrative des étudiants au sein du service des Études – pôle inscriptions.

ACTIVITÉ PRINCIPALE : GESTION DES INSCRIPTIONS ADMINISTRATIVE (IA)

• Accueil physique et téléphonique des étudiants,
• Renseignements généraux sur l'ensemble des activités du Centre d'inscriptions et sur le fonctionnement de l'établissement pour les étudiants
• Gestion administrative sous APOGÉE (autorisations d'inscription, validation, édition carte), actualisation des bourses dans l'application
• Vérification des dossiers et pièces justificatives
• Gestion des dossiers d'inscription incomplets : Relances, Contrôles
• Gestion des interdits
• Saisie des dossiers d'inscription spécifiques
• Gestion boîte mail générique partagée et l'outil de ticketing
• Contrôle des demandes d'exonération des droits différenciés
• Information / communication avec les partenaires et les différents services pour les dites inscriptions
• Corrections SISE (système d'information sur le suivie de l'étudiant)
• Suivi des droits inscriptions et facturations associées selon les termes de la convention
• Collaboration pour le suivi de la comptabilité
• Gestion des Incohérences INE avec le CROUS (CVEC)
• Participation au traitement des virements ICLY en lien avec les IA
• Gestion des fournitures du service, archivage

ACTIVITÉS ASSOCIÉES

• Personnel ressource pour les vacataires pendant la campagne d'inscription
• Participation à l'organisation de la chaîne d'inscription
• Participation à l'entretien de recrutement des vacataires puis à leur formation
• Édition des cartes étudiantes
• Réalisation des tests sur la base APOGÉE pour les IA Web
• Enregistrer et classer des documents

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous disposez d'une première expérience en gestion administrative, idéalement en milieu universitaire, et appréciez le contact régulier avec le public étudiant.

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaissance des différents statuts des étudiants français et étrangers

Connaissance des différents statuts des boursiers

Connaissance des différentes exonérations nationales

Connaissance des exonérations locales

Connaissance de la réglementation tarifaire du ministère

Savoirs sur l'environnement professionnel

Connaissance générale du fonctionnement de la comptabilité de l'établissement

Connaissance de l'université et de son organisation administrative

Connaissance des formations et de leurs structures

Connaissance des processus d'inscription

Connaissance du logiciel APOGEE

Connaissance des différentes exonérations appliquées par l'établissement

Connaissance de la politique tarifaire de l'établissement

Savoir-faire

Connaissance technique du domaine IA sur APOGEE

Maîtrise des outils bureautiques

Utilisation des outils web

Comportements attendus

Respect de la confidentialité

Rendre compte de son activité

Excellent relationnel

Autonomie

Capacité à travailler en équipe et au contact du public

Rigueur, disponibilité, polyvalence

Spécificités du poste

Variation importante de la masse de travail de juillet à décembre

Travail en présence du public

Délai de traitement à respecter

Contrainte liée au calendrier des inscriptions administratives : présence impérative lors de la campagne d'inscription, juin à décembre

Possibilité de déplacement campus de Porte des Alpes pour le Centre d'inscriptions Éphémère

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 27 mars 2026

Poste à pourvoir le 1er avril 2026

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

· ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation

· ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable