Adjoint(e) au chef(e) du bureau du cabinet

Adjoint(e) au chef(e) du bureau du cabinet

Fonction publique d'Etat

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Communication - Chargée / Chargé de communication

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Adjoint(e) au chef(e) du bureau du cabinet

Description du poste

Les activités principales du poste :

• Organise les visites et déplacements du Préfet, en lien avec les services et les secrétariats
• Participe à l’organisation des visites officielles (ministérielles et autres)
• Organise les cérémonies, remises de décorations et autres évènements en préfecture (séminaires, réunions, journées du patrimoine, fête de la musique…)
• Supervise les interventions des parlementaires, des grands élus, des ministères et des usagers
• Supervise la délivrance des ordres nationaux et ministériels ainsi que des médailles du travail
• Suit de la vie politique : élections, estimations, soirées électorales, cartes des maires

Pôle communication et relations publiques

• Assure en binôme avec le chef de bureau les relations avec la presse et les médias et assure une veille médias
• Est susceptible d’être présent lors de l’activation de la cellule de crise et d’assurer la communication de crise des services de l’État
• Met à jour le site internet des services de l’État et les réseaux sociaux Twitter, Facebook, Instagram et LinkedIn
• Participe à la politique de qualité
• Autres:
  • En l’absence du chef du bureau du cabinet: assure l’intérim et assure le management RH de l’équipe
  • Suivi du budget du service
  • Gestion des stocks et commande des médailles

Environnement professionnel

• Activités du service

Le bureau du cabinet comporte deux pôles.

Pôle représentation de l’État et affaires réservées: réponses aux interventions, ordres nationaux et ministériels, cérémonies, médailles du travail, cartes des maires, élections, estimations, soirées électorales.

Pôle communication et relations publiques: communication, relations presse, réseaux sociaux, visites officielles, organisation des déplacements, dossiers du Préfet et discours, événements publics.

La gestion du garage lui est également rattachée.

• Composition et effectifs du service

Le bureau du cabinet se compose de 9 agents: un chef de cabinet (A), un adjoint au chef de cabinet (A), 3 agents (2 B et 1 C) au pôle représentation de l’État et 1 alternant en communication.

Trois chauffeurs composent le garage.

Liaisons hiérarchiques

• Chef du bureau du cabinet
• Directrice de cabinet
• Préfet

Liaisons fonctionnelles

• Médias, services de l'État, ministères, corps préfectoral

Conditions particulières d'exercice

Relations avec l'ensemble des services de l’État, élus, médias, institutionnels.

Disponibilité en fonction de l'actualité et pendant la période d'activation de la cellule de crise.

Habilitation secret défense

Descriptif du profil recherché

• Connaissances techniques:
  • Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
  • Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise - requis
• Savoir-faire:
  • Savoir gérer un projet / niveau maîtrise - à acquérir
  • Avoir l'esprit de synthèse / niveau maîtrise - requis
  • Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
  • Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
  • Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
• Savoir-être:
  • Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
  • Savoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis
  • Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
  • Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
  • Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Localisation administrative :

Préfecture du Tarn - Lices Georges Pompidou - 81000 ALBI

Fondement juridique du recrutement

2° de l'article L 332-2 du Code Général de la Fonction publique

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels