Technicien en gestion administrative F.H (H/F)

RESPONSABILITÉS :

ACTIVITES PRINCIPALES
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Conditions particulières d'exercice
Famille d'activité professionnelle Correspondance statutaire
ACTIVITES SPECIFIQUES :
Instances réglementaires :
Préparer les instances réglementaires liées à l'offre de formation : CFVU, R1C : collecter et vérifier les documents et informations des composantes, ordre du jour, présentation, rédaction du PV en lien avec le Responsable de la cellule de Suivi de Formation, Direction/VP.
Veiller au respect des échéances et organiser la préparation des délibérations en CFVU pour les sujets en lien avec les formations
RECOURS : en lien avec les composantes, instruire les dossiers de recours et préparer les réponses pour le VP Formation
CESURE : assurer le suivi administratif, vérification de la conformité réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Saisir les éléments nécessaires sur Apogée pour l'inscription des étudiants en césure en lien avec le service AFAF. Travailler en collaboration avec le service Cap Avenir afin de maintenir le lien entre la démarche administrative de la Césure, gérée par la cellule Suivi de Formation, et la démarche d'accompagnement, gérée par le service Cap Avenir.
JURYS : Assurer le suivi et la vérification des actes sur le plan réglementaire en relation avec les composantes et la Présidence. Préparer et mettre à la signature les actes administratifs (arrêtés de jurys, ...) Gérer les jurys des baccalauréats généraux et technologiques
Les scolarités de composantes : vérifier la conformité de la règlementation nationale de l'établissement en matière de scolarité ;
Animation d'ateliers professionnels

PROFIL RECHERCHÉ :

· Savoirs
Expertise juridique et règlementaire du domaine d'activité.
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Droit des examens et concours
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet et techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (Cadre européen commun de référence pour les langues)
Avoir des connaissances approfondies sur l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
Maîtriser l'organisation décisionnelle à l'Université
Connaître l'offre de formation de l'UJM
Connaître la structure administrative des composantes pédagogiques de l'UJM
· Savoir faire
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité
· Savoir être
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Réactivité, adaptation et nécessité d'une grande polyvalence.
Respecter la confidentialité

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Pic d'activités possibles, présence obligatoire aux instances, notamment la CFVU.