Stage - Groupes et Evènements H/F
L'entreprise
Au cœur du XVIIᵉ arrondissement, entre le parc Monceau et Batignolles, La Fondation dévoile un lieu exceptionnel de plus de 10000m2 imaginé par les designers Roman & Williams.
Il accueille en son sein un hôtel 5 étoiles, deux restaurants, un rooftop, un espace de bureaux avec auditorium et jardin suspendu, ainsi qu’un club de sport intégrant un mur d’escalade et une piscine semi-olympique chauffée.
Description du poste
Intégré(e) à l’équipe Sales & Evènements, le/la stagiaire contribue activement au bon fonctionnement du service Evènementiel, en assurant le suivi rigoureux des réservations groupes et des demandes liées aux évènements. Il/elle est un véritable relais entre les différents services de l'hôtel et les clients.
Sous la responsabilité du Responsable Evènementiel, vos missions principales seront les suivantes :
Responsabilités et tâches :
· Contrôle des réservations individuelles et groupes :
o Vérification quotidienne de la cohérence des réservations (dates, tarifs, typologie des chambres, demandes spécifiques).
o Alerte sur les anomalies ou incohérences détectées dans le PMS.
o Suivi et mise à jour des dossiers de réservation selon les retours clients.
· Gestion des demandes entrantes de conciergerie
o Réception et traitement des demandes de restaurants, activité et transferts
o Transfert vers les bons interlocuteurs ou prise de messages précis.
o Réponse proactive aux demandes d'information générale.
· Traitement de la boîte mail de la Réception :
o Lecture, tri et réponse aux courriels clients et partenaires dans les délais impartis.
o Classement des courriels et suivi des demandes en cours.
o Coordination avec les autres départements pour assurer une réponse complète.
o Etablissement des feuilles de fonctions pour les demandes spéciales (anniversaires, décorations, allergies, mises en places diverses…)
· Gestion des demandes de groupes :
o Suivi administratif des demandes (réception, traitement, réponse et mise à jour des fichiers).
o Coordination avec les équipes commerciales, hébergement et restauration.
o Mise à jour régulière des dossiers groupes dans les outils de gestion.
· Tâches annexes :
o Participation aux briefings quotidiens.
o Contribution à la qualité de l’accueil et à la satisfaction client.
o Appui ponctuel à la réception selon les besoins opérationnels.
Profil recherché
PROFIL • Étudiant(e) en formation hôtelière ou tourisme (BTS, Bachelor, Licence professionnelle, etc.). • Première expérience dans un hôtel haut de gamme souhaitée (stage ou alternance). • Excellente présentation, sens de l’accueil et aisance relationnelle. • Français courant et anglais professionnel exigés (une troisième langue est un plus). • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word). • La connaissance d’un logiciel hôtelier (PMS MEWS) est un atout. • Rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle.
Réf: 373c9ce3-03df-4a65-a624-40c2ed9e7109