Secretariat pédagogique (H/F)

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service/ positionnement hiérarchique : Service de formation des enseignants,

Missions principales de l’agent.e : secrétariat pédagogique pour la L3SEM préparation au professorat des écoles , M1 MEEF mention 1 er degré , M2 master MEEF 1 er degré.

CDD de 6 mois.

Pour les services d’enseignement

• Accueil et information auprès des étudiants et des enseignants: physique et téléphonique.
• Animation du lieu de vie (affichage, interface avec les services prestataire : entretien des locaux, maintenance, logistique...)

Pour les étudiants

• Gestion du dispositif de prêt de matériel aux étudiants du master M2E (livres, matériels…)
• Suivi de l'état des inscriptions des étudiants, rappel aux retardataires
• Aide aux procédures d'inscriptions administratives à l'université
• Délivrance des certificats d’inscription, attestation de réussite, etc..

Pour les enseignants

• Suivi des plannings, réservation des salles et du matériel.
• Organisation du contrôle des absences (préparation et vérification des listes d'émargements, distribution pour chaque séance de cours, archivage, bilan)
• Gestion des tirages des polycopiés et photocopies en lien avec le service de reproduction, et réalisation de photocopies in situ.

Assistance aux responsables des trois éléments de formation

• Lien avec les fournisseurs (réception des commandes, intervention)
• Faciliter la circulation des informations entre tous les acteurs du système: responsables des éléments de formation, enseignants, étudiants, Service de formation des enseignants de la faculté des sciences, pôle de formation des enseignants de l’université Paris-Saclay, Graduate School Education, Formation, Enseignement (GS EFE), INSPE et Rectorat de Versailles
• Rédaction et envoi de courriers divers, listes d'étudiants, planning étudiants,
• Gestion et suivi des conventions de stages en établissements scolaires (en lien avec l'INSPE et le rectorat)
• Veille sur les informations relatives aux inscriptions universitaires,
• Passage, suivi et réception des commandes

Secrétariat Apogée

• Inscriptions pédagogiques
• Recueil et centralisation des notes

Pour le service de formation des enseignants

• Gestion des dosiers HCC
• Gestion et suivi des dépenses, lien avec le service financier, maitrise des commandes publiques
• Réponde à la demande de remontées informationnelles
• Participation aux réunions d’information et de coordination des secrétariats pédagogiques des filières d’enseignement

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Maîtrise des logiciels bureautiques (word, Excel, messagerie, ... )
• Utilisation d'un ENT (annonces, dépôt de documents, .... ) via la plateforme e-Campus
• Utilisation des outils numériques propres à l’université
• Connaissance du logiciel Apogée (saisie de notes, édition de PV, édition de relevés de notes)

Savoir-faire :

• Qualités d'organisation et d'autonomie,
• Qualités rédactionnelles (courrier, notes d'information, ... )
• Rigueur et sens de la réserve

Savoir-être :

• Goût des relations publiques (contact avec les étudiants, les enseignants, les services internes,
• Ponctualité, Dynamisme et motivation

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc.)

Les vacances et les horaires d'ouverture doivent être fixés en accord avec les contraintes des formations. Les congés devront être pris sur les congés universitaires, les horaires sur cinq jours par semaine sont 8h30-16h00

Être présent.e à chaque début de cours 8h45, 13h15 et 15h45.