Gestionnaire administratif et pédagogique - F/H

RESPONSABILITÉS :

Contexte de travail

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)

Composition du service (effectifs) : 28

Fonction d'encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Licences

Missions principales et description du poste

Assistance à l'enseignement : gérer et organiser le secrétariat pédagogique de la Licence 1 Droit

Groupe B et de la Double licence 1 Eco-Droit

• Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants y compris ceux relevant du régime spécial

• Elaborer et gérer le planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
• Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps (logiciel interne MK4)
• Organiser les sessions d'examens et les jurys :
• Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d'examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d'handicap...)
• Saisir les notes et établir les procès- verbaux d'examens, convoquer le jury
• Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
• Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l'attestation de réussite et le supplément au diplôme
• Classer et archiver les documents (copies d'examens, des procès- verbaux...)
• Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
• Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée/Pégase : Modéliser et suivre l'évolution des maquettes sur Apogée/Pégase
• Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
• Participer aux différentes enquêtes statistiques
• Accueillir et informer les usagers
• Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
• Renseigner les usagers
• Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Outils spécifiques à l'activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée/Pégase, E-candidat, Hyperplanning,

et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams...

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances / Savoir

Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur

Connaître les règles de scolarité

Avoir une connaissance générale de la gestion administrative

Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique

Savoir faire

Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les techniques d'accueil

Savoir rechercher l'information et la transmettre

Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion

pédagogique (Apogée, Hyperplanning, E-candidat, ...)

Savoir être

Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise)

Avoir l'esprit d'équipe en sachant s'impliquer dans un travail de groupe

Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe

Savoir respecter la confidentialité

Savoir prendre des initiatives

Savoir travailler en autonomie