Secrétaire Pédagogique F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu. Ses 39 hôpitaux organisés en six groupes hospitaliers universitaire accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, aux urgences, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile. Il assure un service public de santé pour tous, 24h/24.

L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnels - médecins, chercheurs, paramédicaux, administratifs et ouvriers.

Plus d'information sur www.aphp.fr

- Assurer la qualité de l'accueil des étudiants en santé et des partenaires
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs, trier les appels téléphoniques, traiter les demandes électroniques
- Produire des courriers administratifs et traitement de texte dans le respect de la charte graphique institutionnelle
- Production des comptes-rendus et des procès-verbaux lors de réunion
- Gestion, rédaction, classement et archivage administratif des conventions de stage
- Gestion, suivi et archivage des attestations d'assurance relatives aux risques professionnels notamment en stage intra et extra hospitalier
- Participation à la politique d'harmonisation des pratiques professionnelles
- Participation aux projets de mise en oeuvre du projet pédagogique
- Participation à l'organisation et à la surveillance des épreuves de sélection écrites et orales
- Participation aux instances réglementaires en rapport avec le domaine de la gestion des stages
- Participation aux manifestations et aux séminaires professionnels
- Gestion, planification, suivi comptable des indemnités de stage
- Gestion, planification, suivi comptable du remboursement des frais de transport
-  Gestion, planification, suivi, classement des formulaires d'évaluation en stage
- Gestion et suivi des couvertures vaccinales obligatoires des étudiants
- Diffusion et affichage des affectations en stage après validation de la direction via les supports de communication disponibles
- Participation à la gestion des dossiers pédagogiques individuels
- Contrôle des répartitions individuelles de stages

- Formation aux techniques administratives fondamentales liées aux activités de secrétariat et à la gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) ou Assistant Médico Administratif
- Bonne expression écrite et orale
- Capacité à gérer des dossiers, rédiger des lettres simples et des comptes rendus
- Participation aux formations-actions identifiées comme obligatoires pour le bon fonctionnement de la structure
- Maitriser les outils bureautiques standardisés (WORD / P.POINT / EXCEL)
- Maitriser les outils bureautiques spécifiques (tableur) et logiciels spécifiques à la formation (SAP Campus, HR Acess 9, FORMEIS...).
- Effectuer un reporting structuré, synthétique et régulier au CSS responsable de la gestion des stages et si besoin à l'équipe de direction.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant la confidentialité et le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome tout en respectant la charte graphique et les entêtes de la structure
- Organiser, prioriser et hiérarchiser les activités de secrétariat de stages selon le contexte et la situation
- Définir un plan de classement et d'archivage propice à la recherche immédiate de documents
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau interprofessionnel
- S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité