Assistant(e) F/H

L'AP-HP est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 39 hôpitaux accueillent chaque année 8 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile de-France : 95 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent. http://www.aphp.fr


Tâches de secrétariat :
Gestion des appels téléphoniques (contentieux du personnel et contentieux de la commande publique pour les deux équipes : deux chefs de département, deux adjoints aux chefs de départements, quatre et huit juristes et une gestionnaire administrative)
Demandes d'observations aux hôpitaux et transmission des jugements 
Prises de rendez-vous
Frappe de courrier et envoi
Répartition du courrier
Organisation des réunions
Ouverture de dossiers
Scan et copies
Archivage
Commande de fournitures
Tâches administratives en liaison avec les autres bureaux du service :
Organisation de réunion
Diffusion de documents
Enregistrements informatique des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
Organisation du planning des congés des Départements
Gestion de l'agenda des Chefs de Département et adjoint au Chef de Département
Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par les Départements au sein des établissements de l'AP-HP

Niveau d'expérience : 0-1 an

ADJOINT ADMINISTRATIF-AMA-ACH

Savoir-faire / Savoir-être / Pré-requis

Tâches administratives en liaison avec les autres bureaux du service :
Organisation de réunion
Diffusion de documents
Enregistrements informatique des dossiers sur le logiciel CICERON ou SharePoint (formation prévue)
Organisation du planning des congés des Départements
Gestion de l'agenda des Chefs de Département et adjoint au Chef de Département
Elaboration et suivi du tableau des formations dispensées par les Départements au sein des établissements de l'AP-HP
Expérience et connaissance de l'AP-HP souhaitée.
- intérêt pour les tâches informatiques,
- très bonne connaissance des logiciels standards et de l'environnement Windows (Word, Excel, Ciceron, Navigateurs internet).
Expérience similaire appréciée.