Secrétaire pédagogique et administrative de département F/H

RESPONSABILITÉS :

Au sein de l'IUT de Marseille au département GEA vous accompagnerez le chef de département et les responsables d'études dans le pilotage des formations (BUT en formation initiale et en alternance).
Vos missions : Acteur clé de la vie administrative, pédagogique et relationnelle du département.
Gestion pédagogique et administrative • Accueillir, informer et orienter étudiants, enseignants et intervenants extérieurs
• Assurer la gestion des conventions de stages, contrats d'alternance et suivi administratif des étudiants
• Saisir et mettre en forme des documents administratifs et pédagogiques
• Organiser les jurys de diplomation, la saisie des notes et l'édition des relevés (logiciel APOGEE)
• Suivre les absences (FORMASUP) et gérer les plannings d'enseignement (titulaires et vacataires)
• Recueillir, vérifier et transmettre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires (via ARES)
Développement de l'alternance et partenariats • Être référent alternance et contribuer à son développement
• Organiser et coordonner des événements étudiants/entreprises (afterworks, JPO, séminaires, voyages d'études...)
• Suivre le prévisionnel budgétaire des mesures d'accompagnement CFA
• Construire et animer une base de données dynamique d'entreprises partenaires et d'anciens étudiants (CRM, LinkedIn)
Vie du département et soutien aux projets • Participer aux projets pédagogiques et événementiels du département
• Classer, archiver et assurer la bonne circulation des informations
• Se former et utiliser les outils dédiés (CIFAC, appels d'offres AMU, CRM, FORMASUP, APOGEE)

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs : - Connaitre le contexte réglementaire et administratif des universités, notamment ceux inhérents à la comptabilité et aux heures complémentaires d'enseignements.
- Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat
- Connaître l'organisation et l'offre de formation de la composante.
- Connaître l'organisation générale de l'université
- Connaître les droits et devoirs du fonctionnaire
- Connaitre le fonctionnement d'un CFA et la réglementation inhérente aux contrats d'apprentissage et de professionnalisation
Savoir-faire : - Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Office notamment Excel) et partage de documents
- Capacité à se former et être autonome sur les outils universitaires (Ametice, ADE, Cactus, ARES, APOGEE)
- Se former aux outils de l'Intelligence Artificielle pour le développement administratif et pédagogique du département
Savoir-être : - Savoir prioriser les tâches
- Savoir organiser son temps de travail
- Savoir travailler en équipe
- Être patient et à l'écoute
- Très bon sens relationnel
- Discrétion
- Confidentialité
- Ponctualité
- Respect des règles et de la hiérarchie
Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social