Secrétaire pédagogique adjoint de Département - F/H

RESPONSABILITÉS :

Missions Assurer la gestion administrative, humaine, financière des activités pédagogiques des services du Département : Pharmacie clinique, Pharmacocinétique et Toxicologie, Physiologie et Phamacodynamie, ainsi que la gestion administrative des activités de recherches des enseignants chercheurs rattachés au CRCM.
Activités principales • Accueillir, informer et orienter le public interne et externe; fournir les informations logistiques et accueil sur site.
• Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser; Classer et archiver.
• Gérer et dispatcher le courrier et les livraisons.
• Gestions des plannings et Réservations des salles sur AMeTICE en lien avec l'enseignant référent,
• Aide aux préparations des examens,
• Assurer la logistique et l'accueil administratif des divers personnels du service, incluant :
• la mise en relation le cas échéant avec les Ressources Humaines et le service des relations internationales d'AMU.
• Mettre en place et suivre les gratifications de stage des étudiants.
• Montage et suivi des dossiers de vacations pour les intervenants pédagogiques extérieurs à AMU
• Gestion des ordres de mission via l'outil Notilus.
• Gérer et anticiper les commandes pédagogiques et centraliser les demandes administratives incluant :
• Les demandes de devis en lien avec le référent commande du service / l'enseignant concerné,
• L'analyse et le traitement des demandes d'achat, vérification de l'éligibilité des dépenses,
• Création des fournisseurs, clients et agents via Sifac,
• Suivre le bilan financier des services en lien avec le département.
• Gérer les divers contrats hors-recherche (Protisvalor, AMU) du service et les commandes qui y sont liées.
En lien avec la gestionnaire du département
• ­Transmission des demandes d'achats et missions, suivi des commandes auprès des fournisseurs, accuser réception des commandes et transmission des bons de livraison
• ­Traiter, en collaboration avec l'agence comptable (service facturier) les opérations de régularisations (workflows, soldes de commandes, ...) en suppléance de la gestionnaire
• ­ Suivre les états de restitutions (reste à livrer, reste à facturer) en suppléance de la gestionnaire
• ­ Suivre les centres financiers de son périmètre de gestion
• ­ Transmissions des demandes d'ordre de mission via l'outil Notilus
• ­ Saisie état des frais pour transmission Conditions particulières d'exercice

Travail en présentiel, possibilité de télétravail 2 jours maximum par semaine en accord avec les chefs de services.

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES REQUISES : Connaissances et savoirs : • Maitriser l'expression écrite et orale ainsi que les modes de communication (électronique, téléphone) ;
• Savoir rédiger des notes, des comptes rendus de réunions ;
• Trier, hiérarchiser, classer les informations.
• Avoir un grand sens de l'accueil et du service public.
• Connaitre la réglementation relative aux études de pharmacie et de Technicien /préparateur en pharmacie et à la vie universitaire et à la formation continue ;
• Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur.
• Maitriser les logiciels bureautiques, et de gestion financière (SIFAC, NOTILUS...)
• Suivre les formations nécessaires à la prise de poste
Savoir-faire : • Savoir saisir, mettre en forme et éditer des documents
• Savoir communiquer (accueil physique, téléphone, messagerie électronique)
• Savoir travailler en équipe
Savoir-être : • Capacité d'adaptation, rigueur et sens de l'organisation
• Savoir gérer son activité́ dans un calendrier
• Savoir partager l'information, transférer des connaissances et rendre compte
Nous vous remercions de postuler sur le site recrutement de l'université https://www.univ-amu.fr/fr/public/recrutement-offres-demploi
Votre dossier de candidature devra comporter CV, lettre de motivation

Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :
- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaine...