Secrétaire médical - Hématologie F/H

Situé à Villejuif (94), l'hôpital Paul-Brousse AP-HP assure une prise en charge médico-chirurgicale de référence des pathologies hépatobiliaires et oncologiques ; c'est le premier centre national de transplantation hépatique. Il propose une offre de soins variée : grand âge, addictologie, psychiatrie et TCA. Il est doté d'un plateau technique performant de biologie de proximité et de biologie spécialisée (2 centres nationaux de référence en virologie - hépatites et infections périnatales - et oncogénétique à visée thérapeutique).

Prise des rendez-vous et leur gestion

Accueil et prise en charge des visiteurs

Réception et orientation des appels téléphoniques et gestion de la permanence

Gestion des réunions

Archivage des documents et gestion du courrier postal

Gestion de la présence des biologistes avec la responsable de l'UF via le logiciel Chronos

Expression des besoins en articles de papeterie à transmettre à l'encadrement

Gestion des consommables de secrétariat et autres besoins

Assure le secrétariat des des médecins biologistes

Saisie et mise en forme des courriers et attestations

Organisation et suivi des agendas des biologistes

Gestion des missions d'expertises, d'audit

Gestion des missions de formation, inscription aux congrès

Enregistrement des demandes d'examen de biologie moléculaire

Préparation des dossiers patients de génétique moléculaire et cytogénétique avec les éléments nécessaires

Recherche et récupération des données données manquantes à partir des outils (Orbis, genno, Glims ..)

Gestion des non conformités de prescription des demandes d'examens

Numérisation et intégration des résultats dans le dossier patient

Gestion documentaire et suivi des activités d'accréditation COFRAC des activités biologiques du service

Gestion du logiciel qualité Kalilab et des documents en relation avec le RAQ, les biologistes, et les Référents Qualité

Rédaction et mise en forme des documents, archivage, revue des documents

Planification des revues de documents lors des audits

Formations, qualifications et expériences requises :

• Diplôme permettant d'exercer le métier de secrétaire médicale (BAC science médico-sociale, diplôme de secrétariat médico-social)
• Expérience en laboratoire de biologie médicale
• Connaissance ou maitrise des logiciels métiers des laboratoires

Connaissances particulières :

• Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, Internet...)
• Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers spécifiques au laboratoires (Genno, Kalilab, Orbis)
• Prise de note rapide, utilisation d'un dictaphone
• Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
• Renseigner et s'exprimer clairement vis-à-vis des interlocuteurs
• Identifier les résultats et les transmettre en tenant compte de leur nature

Qualités professionnelles requises :

• Implication
• Rigueur et autonomie
• Esprit d'équipe
• Dynamisme
• Respect de la confidentialité